Pour être rémunéré pour vos services, vous devez nous soumettre votre relevé d’honoraires dûment rempli dans les 90 jours de la date où vous avez rendu le service. Vous êtes responsable de vous assurer que les états de compte que nous vous transmettons sont vérifiés dans un intervalle de temps permettant, le cas échéant, la facturation dans les délais prescrits.
Nous procédons au paiement dans les 45 jours suivant la réception des factures recevables. Comme spécifié dans les états de compte, toute facture qui ne figure pas aux états de compte dans un délai de 45 jours doit être transmise de nouveau.
Pour savoir comment transmettre à nouveau une facture, consultez la page Modification et annulation d’une facture ou demande de révision (acte).
Toutefois, nous pouvons exceptionnellement prolonger le délai prescrit si vous démontrez que vous avez été dans l’impossibilité d’agir plus tôt ou en cas de décès. C’est ce qu’on appelle une demande de facturation hors délai.
L’impossibilité d’agir plus tôt est une question de faits, c’est-à-dire que vous devez nous démontrer en quoi la raison alléguée vous a empêché de nous transmettre votre relevé d’honoraires dans les délais prévus. Par exemple, le fait d’avoir égaré des documents ou oublié de transmettre un relevé d’honoraires ne démontre pas une impossibilité d’agir.
Présentation d’une demande de facturation hors délai
La demande de facturation hors délai doit être soumise par écrit. Elle doit mentionner la raison justifiant le dépassement du délai prescrit et toute autre information supplémentaire. La demande de facturation hors délai peut être signée par le mandataire.
Une demande de facturation hors délai peut être déposée lorsque le délai de présentation du relevé d’honoraires est dépassé. Le délai de facturation est de 90 jours de la date où le service assuré a été rendu.
Une demande de facturation hors délai ne peut pas être présentée dans les cas de désignation rétroactive ou de service négocié rétroactivement. Dans ces cas, nous pouvons prolonger le délai de présentation d’un relevé d’honoraires pour vous permettre de facturer vos services rétroactivement. Elle entre en vigueur à compter de la date d’implantation du changement à la RAMQ, et ce, pour 90 jours. Dans une telle situation, vous devez suivre les instructions de facturation précisées dans l’infolettre.
Contenu d’une demande de facturation hors délai
La demande de facturation hors délai doit inclure les renseignements suivants :
- votre numéro à 7 chiffres (commençant par 75), votre nom et votre adresse;
- le numéro de votre compte administratif, s’il y a lieu;
- le ou les codes de facturation que vous désirez facturer;
- le numéro de votre lieu de dispensation, s'il y a lieu;
- le numéro d’assurance maladie de votre patient et les dates de services correspondantes;
- la période concernée (ex. : services du AAAA-MM-JJ au AAAA-MM-JJ);
- la ou les raisons justifiant le dépassement du délai;
- votre signature ou celle de votre mandataire.
Transmission d’une demande de facturation hors délai
Les demandes de facturation hors délai peuvent être transmises de l'une des façons suivantes :
Traitement d’une demande de facturation hors délai
Nous analysons le contexte qui vous a empêché de transmettre votre relevé d’honoraires dans les délais prévus, et la décision vous est transmise généralement dans les 90 jours suivant la réception de la demande.
Lorsque la demande est acceptée, une lettre vous est envoyée pour vous informer. Afin que nous puissions procéder au traitement des relevés d’honoraires hors délai, ceux-ci doivent être transmis jusqu’à une date précise indiquée dans la lettre. Si le délai n'est pas respecté, nous fermerons la demande de facturation hors délai. Vous devez suivre nos instructions pour savoir comment facturer votre demande hors délai.
Lorsque la demande est refusée, une lettre vous est transmise pour vous indiquer le motif du refus. Vous avez 90 jours suivant la date de cette lettre pour nous soumettre des renseignements supplémentaires pour que nous reconsidérons notre décision. Ces renseignements doivent nous être acheminés par l’une des 3 façons de transmettre une demande de facturation hors délai.
Transmission de la lettre
La lettre est transmise dans votre messagerie sécurisée. Aucune copie ne sera transmise à votre mandataire.