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Un professionnel de la santé doit, pour être rémunéré par la Régie de l'assurance maladie du Québec (RAMQ), soumettre son relevé d’honoraires (demandes de paiement et factures de services médicaux) dûment rempli au plus tard 90 jours après la date où le service a été rendu (article 22.1 de la Loi sur l’assurance maladie
). Le professionnel est responsable de s’assurer que ses états de compte, transmis par la RAMQ, sont vérifiés dans un intervalle de temps permettant, le cas échéant, la facturation dans les délais prescrits.
La RAMQ procède au paiement dans les 45 jours suivant la réception des demandes de paiement et des factures recevables. Comme spécifié dans les états de compte, toute demande de paiement ou facture qui ne figure pas aux états de compte dans un délai de 45 jours doit être transmise de nouveau.
Pour savoir comment transmettre à nouveau une demande ou une facture, consulter :
Toutefois, la RAMQ peut exceptionnellement prolonger le délai prescrit si le professionnel démontre qu’il a été dans l’impossibilité d’agir plus tôt ou en cas de décès (article 22.1 de la Loi sur l’assurance maladie). C’est ce qu’on appelle une demande de facturation hors délai.
L’impossibilité d’agir plus tôt est une question de faits, c’est-à-dire que le professionnel doit démontrer en quoi la raison alléguée l’a empêché de transmettre son relevé d’honoraires dans les délais prévus. Par exemple, le fait d’avoir égaré des documents ou oublié de transmettre un relevé d’honoraires ne démontre pas une impossibilité d’agir.
Présentation d’une demande de facturation hors délai à la RAMQ
La demande de facturation hors délai doit être soumise par écrit. Elle doit mentionner la raison justifiant le dépassement du délai prescrit et toute autre information supplémentaire. La demande de facturation hors délai peut être signée par le mandataire.
Le formulaire Demande de révision ou d’annulation (1549) ne doit pas être utilisé, car il est réservé aux demandes de révision (pour tous les modes de rémunération) ou d’annulation (pour les modes de rémunération autres que celui à l’acte).
Une demande de facturation hors délai peut être déposée lorsque le délai de présentation du relevé d’honoraires est dépassé. Le délai de facturation (pour tous les modes de rémunération) est au plus tard 90 jours après la date où le service assuré a été rendu.
Une demande de facturation hors délai ne peut être présentée dans les situations suivantes :
- Désignation rétroactive ou service négocié rétroactivement :
La RAMQ peut prolonger le délai de présentation d’un relevé d’honoraires dans les cas de désignation rétroactive ou de service négocié rétroactivement. Cette prolongation permet au professionnel de facturer des services rétroactivement. Elle entre en vigueur à compter de la date d’implantation du changement à la RAMQ, et ce, pour 90 jours. Dans une telle situation, le professionnel doit suivre les instructions de facturation précisées dans l’infolettre.
- Cas d’exception non visé par la Loi :
Une demande de facturation hors délai ne peut être présentée pour prolonger le délai de transmission d’une inscription ou d’une modification à l’inscription d’une personne assurée en vertu de l’Entente particulière relative aux services de médecine de famille, de prise en charge et de suivi de la clientèle (40).
L’inscription ou la modification de l’inscription doit être transmise à la RAMQ au plus tard 90 jours suivant la visite, l’intervention clinique ou la psychothérapie donnant effet à cette inscription ou à cette modification, à défaut de quoi l’inscription ou la modification sera refusée.
Contenu d’une demande de facturation hors délai
La demande de facturation hors délai doit inclure les renseignements suivants :
- le numéro, le nom et l’adresse du professionnel;
- le numéro de compte administratif, s’il y a lieu;
- le mode de rémunération (acte, tarif horaire, vacation, per diem, honoraires fixes, services de laboratoire en établissement, rémunération mixte);
- un ou plusieurs codes de facturation, s’il y a lieu (pour la rémunération à l’acte uniquement);
- le numéro d’établissement, s’il y a lieu;
- le numéro d’assurance maladie, s’il y a lieu, et les dates de services correspondantes;
- le nombre total de relevés d’honoraires et le montant total facturé;
- la période concernée (exemple : services du AAAA-MM-JJ au AAAA-MM-JJ);
- la ou les raisons justifiant le dépassement du délai;
- la signature du médecin faisant la demande ou de son mandataire.
Transmission d’une demande de facturation hors délai à la RAMQ
Les demandes de facturation hors délai peuvent être transmises par télécopieur au 418 644-3035 ou par la poste à l'adresse suivante :
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Traitement des demandes de facturation hors délai
Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Traitement d’une demande de facturation hors délai par la RAMQ
La RAMQ analyse le contexte qui a empêché le professionnel de transmettre son relevé d’honoraires dans les délais prévus, et la décision lui est transmise généralement dans les 90 jours suivant la réception de la demande.
Lorsque la demande est acceptée, une lettre est envoyée au professionnel de la santé pour l’informer. Afin de procéder au traitement des relevés d’honoraires hors délai, ceux-ci doivent être transmis jusqu’à une date précise indiquée dans la lettre. Si le délai n'est pas respecté, la demande de facturation hors délai sera fermée à la RAMQ. Le professionnel doit suivre les instructions de la RAMQ pour savoir comment facturer sa demande hors délai.
Lorsque la demande est refusée, une lettre est transmise au professionnel pour lui indiquer le motif du refus. Le professionnel a 90 jours suivant la date de cette lettre pour soumettre des renseignements supplémentaires à la RAMQ pour qu’elle reconsidère sa décision. Ces renseignements doivent être acheminés par l’une des façons de transmettre une demande de facturation hors délai.
Transmission de la lettre
La lettre est transmise dans la messagerie sécurisée du professionnel. Aucune copie ne sera transmise à son mandataire.