Dans certaines situations, vous ne pouvez pas nous demander de vous payer vos services même si votre patient est couvert par le régime d’assurance maladie du Québec. C’est le cas s’il :
- vous a présenté une carte d’assurance maladie expirée;
- n’avait pas sa carte.
Votre patient doit alors vous payer vos services.
Comme nous le rembourserons, nous avons besoin de certaines informations pour traiter sa demande. Dans ce but, veuillez remettre à votre patient une demande de remboursement et nous fournir votre facture. Prenez note que vous ne devez pas la produire comme d’habitude : vous la « lierez ».
Facture liée à une demande de remboursement
Dans notre information, vous trouverez les mots facture liée et facture liée à une demande de remboursement. De quoi s’agit-il?
Ces 2 mots désignent une facture un peu particulière. Contrairement à une facture normale, vous devez nous indiquer qu’elle est en lien avec une demande de remboursement que vous avez remise au patient.
Pour savoir comment produire cette facture, consultez Produire une facture qui sera liée à une demande de remboursement.
Exceptions
Dans certaines situations, vous pouvez nous facturer vos services même si votre patient n’avait pas une carte valide. C’est notamment le cas pour :
- un bébé de moins d’un an;
- un mineur de 14 ans ou plus qui vous consulte sans l’autorisation de ses parents;
- une personne qui nécessite des soins urgents.
Document d’admissibilité temporaire
Vous pouvez aussi nous facturer vos services si votre patient vous a présenté un document d’admissibilité temporaire. Remplaçant temporairement la carte d’assurance maladie pour la durée qui y est inscrite, ce document peut être :
- l'Attestation d’inscription;
- la Confirmation d’inscription.
Si votre patient détient un tel document mais ne vous l’a pas présenté, vous pouvez lui remettre une demande de remboursement.
Votre patient a un an pour nous demander de lui rembourser les services que vous lui avez facturés. Pour cela, il doit nous fournir :
Puis-je vous soumettre cette demande au nom de mon patient?
Non, cette demande est sous sa responsabilité.
Pour remettre une demande de remboursement à votre patient, vous devez lui avoir rendu un ou des services couverts par le régime d’assurance maladie du Québec.
Facturation par FacturActe
Pour remettre une demande de remboursement à votre patient, dans FacturActe, vous devez :
- produire votre facture après l’avoir liée à la demande de remboursement;
- imprimer le formulaire Demande de remboursement (carte expirée ou non présentée) (4314), qui sera prérempli;
- signer le formulaire;
- le remettre à votre patient, puis expliquer à ce dernier comment le remplir et nous le transmettre.
Faites cette démarche en présence de votre patient.
Puis-je produire ma facture après le départ du patient?
Oui, vous pouvez produire votre facture dans FacturActe une fois que le patient a quitté votre bureau. Dans ce cas, pour lui remettre une demande de remboursement, veuillez suivre la démarche sous Facturation par logiciel.
Quand vous produirez votre facture, prenez soin d’indiquer qu’elle est liée à une demande de remboursement.
Facturation par logiciel
Pour remettre une demande de remboursement à votre patient, vous devez :
- remplir la Section du professionnel du formulaire Demande de remboursement (carte expirée ou non présentée) (4314);
- dans la colonne Montant perçu de la section Relevés d’honoraires pour les services couverts, inscrire le montant exact que vous avez facturé au patient;
- signer le formulaire;
- remettre le formulaire à votre patient, puis lui expliquer comment le compléter et nous le transmettre.
Faites cette démarche en présence de votre patient.
Vous devez aussi produire votre facture en prenant soin de d’abord la lier à la demande de remboursement. Vous pouvez le faire en présence de votre patient ou plus tard.
Vous pouvez remettre la demande de remboursement à votre patient dès qu’il vous a payé vos services. Assurez-vous de la lui donner avant qu’il ne quitte votre bureau.
Et s’il reçoit des services sur plusieurs jours?
Vous devez remplir une demande de remboursement pour chaque jour où votre patient a reçu des services. Si votre patient vous consulte plusieurs fois pendant une certaine période, remettez-lui une demande par jour.
Prenez soin de fournir une preuve de paiement à votre patient une fois qu’il a payé votre facture. Cette preuve peut être, par exemple,
- un reçu;
- une facture dont le solde à payer affiche 0.
Vous devez nous fournir votre facture même si votre patient vous a payé vos services. En effet, nous en avons besoin pour traiter la demande de remboursement de votre patient.
Votre facture doit toutefois indiquer qu’elle est liée à une demande de remboursement.
Facturation par FacturActe
Pour produire une facture qui sera liée à une demande de remboursement, dans FacturActe, vous devez :
- cocher Oui à la question « S’agit-il d’une facture liée à une demande de remboursement? »;
- créer votre facture et la remplir;
- dans la section Patient,
- a. si la carte est expirée, inscrire le numéro d’assurance maladie du patient,
- b. si la carte n’a pas été présentée, fournir les renseignements sur le patient, sauf son numéro d’assurance maladie;
- dans la section Ligne de facture, choisir l’une des options suivantes :
- a. conserver le montant qui s’affiche automatiquement pour les services que vous avez rendus au patient (seulement si vous produisez votre facture le jour même),
- b. préciser le montant exact que vous facturez au patient;
- nous soumettre votre facture.
Vous devriez produire cette démarche devant votre patient. Nous vous encourageons aussi à l‘effectuer avant qu’il ne quitte votre bureau. Vous imprimerez ainsi une demande de remboursement où votre section sera déjà remplie.
Vous pouvez aussi nous transmettre votre facture plus tard. Assurez-vous alors qu’elle correspond à ce que vous avez indiqué dans la demande de remboursement que vous avez remise à votre patient.
Ai-je besoin d’ajouter des précisions?
Non, cochez seulement Oui pour lier la facture à une demande de remboursement.
Si nous n’avons pas reçu votre facture, nous communiquerons avec vous pour l’obtenir. Nous vous enverrons alors une demande de renseignements.
Pour vous assurer que votre patient est remboursé rapidement, nous vous recommandons de nous fournir votre facture sans attendre notre demande de renseignement.
Facturation par logiciel
Pour produire une facture liée à une demande de remboursement dans votre logiciel de facturation, suivez les instructions propres à votre logiciel.
Quelles informations dois-je fournir?
En suivant les instructions de votre logiciel, vous devez :
- indiquer que votre facture est liée à une demande de remboursement;
- inscrire le montant exact que vous avez facturé au patient;
- fournir le prénom, le nom, le sexe et la date de naissance de votre patient s’il n’avait pas sa carte.
À défaut, vous recevrez une demande de renseignements.
Vous aurez alors 45 jours pour nous fournir votre facture. Ce délai commence à la date où vous recevrez notre demande.
Si nous n’avons pas déjà remboursé votre patient, vous pouvez modifier votre facture. Pour cela, procédez comme d’habitude.
Si nous avons remboursé votre patient, nous désactiverons le bouton Modifier dans FacturActe pour votre facture. Toutefois, vous pouvez nous demander de la modifier. Dans ce but, veuillez nous soumettre une demande de révision.
Et si j’ai mon propre logiciel de facturation?
Si vous nous facturez vos services par logiciel, vous ne pouvez plus y modifier votre facture si nous avons remboursé votre patient. Soumettez-nous une demande de révision si vous devez la corriger.
Quand nous recevons la demande de remboursement de votre patient, nous avons besoin d’information pour la traiter. Nous utilisons donc votre facture à cette fin. Si nous ne l’avons pas reçue, nous vous envoyons une demande de renseignements pour l’obtenir.
Prenez soin de vérifier l’information sur votre facture que nous avons inscrite dans notre lettre. Si vous constatez que vous n’avez pas rendu le ou les services qui y sont indiqués, avisez-nous de l’erreur de facturation.
Et si je n’y réponds pas?
En l’absence d’une réponse, nous prélèverons dans vos honoraires la somme que nous avons versée à votre patient pour le rembourser. Avant cela, nous vous enverrons un préavis de compensation, dans lequel nous préciserons le montant que nous récupèrerons. Pour éviter ce prélèvement, fournissez-nous votre facture dans les 30 jours suivant notre préavis.
Une fois le prélèvement fait, vous pouvez obtenir une compensation.
Pour répondre à notre demande de renseignements, vous devez produire votre facture dans FacturActe ou dans votre logiciel de facturation. Prenez soin d’indiquer d’abord qu’elle est liée à une demande de remboursement.
Si vous avez confié votre facturation à un tiers, remettez-lui notre demande de renseignements.
Si vous nous avez déjà transmis votre facture, veuillez ignorer notre demande. Toutefois, prenez soin de vérifier d’abord :
- si nous l’avons bien reçue;
- si elle était bien liée à une demande de remboursement.
Vous avez 45 jours pour nous répondre.
Après ce délai, nous vous enverrons un préavis de compensation. Si vous n’y avez pas répondu après 30 jours, nous prélèverons dans vos honoraires la somme inscrite dans la demande de remboursement. Nous compenserons ainsi ce que nous avons remboursé à votre patient.
Quand nous vous transmettons une demande de renseignements, nous y précisons l’information de la demande de remboursement que vous avez remise à votre patient. Prenez soin de vérifier si elle est exacte. En effet, vous pourriez ne pas avoir rendu le ou les services qu’elle mentionne, entre autres situations possibles. Ou encore, trouver une erreur dans, par exemple :
- le numéro d’assurance maladie de votre patient;
- la date où vous avez rendu le ou les services;
- le montant payé par le patient.
Si l’information est inexacte, vous devez nous en aviser.
Pour nous aviser d’une erreur dans la demande de renseignements, vous devez :
- écrire une lettre dans laquelle vous préciserez ce qui est inexact dans la demande de renseignements et corrigerez l’information (exemples : la date où vous avez rendu le service, le montant payé par le patient, votre nom);
- y joindre une copie de notre demande de renseignements ou de notre préavis de compensation;
- nous transmettre le tout par la poste à l’adresse suivante :
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Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
|
Transmettez-nous votre lettre dès que possible.
Nous corrigerons dès que possible l’erreur que vous nous signalerez.
Pour obtenir votre facture, nous vous transmettrons une demande de renseignements, puis un préavis de compensation. La 1re vous accorde 45 jours pour nous la fournir et le 2e ajoute 30 jours à ce délai, pour un total de 75 jours.
Après 75 jours, nous prélèverons dans vos honoraires la somme inscrite dans la demande de remboursement si :
- nous n’avons pas reçu votre facture;
- nous avons annulé votre facture parce que vous n’avez pas indiqué qu’elle était liée à une demande de remboursement.
Vous pouvez toutefois nous demander de vous compenser de ce que nous avons prélevé dans vos honoraires.
Dans ce but, nous avons créé pour vous dans FacturActe une facture avec le code de facturation 10000. Vous devez la modifier pour nous fournir l’information dont nous avons besoin. Nous vous rembourserons ensuite le montant prévu à votre entente. Celui-ci peut être plus ou moins élevé que la somme que nous avons facturée à votre patient.
Puis-je créer ma propre facture?
Non, vous ne pouvez pas créer votre propre facture. En effet, seule la facture que nous avons créée pour vous dans FacturActe vous permettra d’être remboursé.
Vous devez pour cela la modifier.
Pour modifier la facture que nous avons créée pour vous dans FacturActe, vous devez :
- sélectionner la facture qui porte le numéro que nous vous avons fourni par lettre;
- la consulter, puis cliquer sur Modifier;
- ajouter le diagnostic dans la section Patient, si requis;
- vérifier si le lieu de dispensation est exact et, si nécessaire, le corriger;
- pour chaque service, ajouter une ligne pour y inscrire,
- a. le ou les codes de facturation requis,
- b. l’élément de contexte, si nécessaire,
- c. l’heure de début et de fin, si nécessaire,
- d. toute autre information requise,
- e. la somme que vous avez perçue;
- retirer le code de facturation 10000 en supprimant la ligne 1;
- nous soumettre la facture.
Avant de nous soumettre votre facture, vérifiez si elle est exacte et complète. Pour cela, vous pouvez utiliser notre lettre. Assurez-vous aussi que le total des services correspond à la somme inscrite dans notre facture.
Et si une erreur s’est glissée dans ma facture?
Si vous constatez une erreur dans votre facture après nous l’avoir soumise, vous pouvez nous demander de la corriger. Pour cela, transmettez-nous une demande de révision.
Veuillez modifier la facture dès que possible.
Nous traiterons votre facture dès que possible.
Nous indiquerons votre remboursement dans votre état de compte.
Si nous prélevons un montant dans vos honoraires pour compenser ce que nous avons remboursé à votre patient, nous l’inscrirons dans votre état de compte. La compensation y paraîtra dans la section Demandes de remboursement (DR) des personnes assurées. Elle comportera les renseignements suivants :
- les 4 premières lettres du numéro d’assurance maladie du patient remboursé;
- le code de facturation 10000;
- le code de transaction TRA 22 (Demande de paiement, de remboursement ou facture révisée par la Régie).
Où apparaît la facture annulée?
Si votre facture n’était pas liée à une demande de remboursement, nous l’annulerons. Dans ce cas, vous la trouverez dans la section Demande de paiement ou facture payée de votre état de compte. Ce dernier sera celui où la compensation sera indiquée.
Votre facture sera affichée avec le message suivant : « Le service est refusé à la suite de la réception d’une demande de remboursement de la personne assurée » (message explicatif 2941).
Dans certaines situations, vous pouvez nous soumettre une demande de révision. C’est le cas si vous êtes dans l’une des 3 situations suivantes :
- vous devez rectifier votre facture après que nous avons remboursé votre patient;
- vous voulez corriger la facture (code de facturation 10000) que nous avons créée pour vous dans FacturActe après nous l’avoir soumise;
- vous nous demandez un remboursement parce que vous n’avez pas rendu les services présentés dans la demande de remboursement.
Puis-je rembourser mon patient?
Non, ne remboursez pas vous-même votre patient.
Si vous souhaitez l’aider à recevoir rapidement son remboursement, transmettez-nous votre facture dès qu’il vous a payé vos services. Vous accélérez ainsi le traitement de sa demande de remboursement. Incitez-le aussi à nous soumettre immédiatement sa demande de remboursement.
Si vous l’avez déjà remboursé, avisez-nous-en le plus rapidement possible. Nous refuserons sa demande de remboursement.