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Nous pouvons répartir l’information de votre facturation personnelle par activités professionnelles ou par lieux de pratique. Pour cela, vous devez nous demander un ou plusieurs comptes administratifs individuels. Un tel compte est un numéro qui vous sert à établir dans quel état de compte paraîtra votre facture.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi nous demander un compte administratif collectif.
Votre compte administratif individuel contient des éléments qui lui sont propres :
- Mode de paiement
- Adresse de correspondance, qui peut être différente de celle de votre compte de finances personnelles et de vos autres comptes administratifs
- État de compte
- Façon de transmettre vos factures (exemple : faire affaire avec une agence de facturation ou utiliser les services en ligne)
- Personnes autorisées à signer vos documents liés à sa facturation
Ces éléments peuvent être différents d’un compte à l’autre.
Ouvrir un compte administratif individuel
Vous pouvez ouvrir un compte administratif individuel par le service en ligne Mon dossier ou par formulaire.
Êtes-vous le seul actionnaire de votre société par actions?
Si vous êtes le seul actionnaire de votre société par actions, vous ne pouvez pas ouvrir un compte administratif individuel. Vous devez plutôt ouvrir un compte administratif collectif.
Par les services en ligne
Voici la démarche pour ouvrir un compte administratif individuel dans Mon dossier
:
- Sélectionnez l’onglet Comptes de facturation.
- Cliquez sur Ajouter dans la section Administratifs individuels.
- Sélectionnez votre mode de paiement.
- Choisissez la façon dont vous nous transmettrez votre facturation. Si vous ne faites pas affaire avec une agence, choisissez Je ne m’accrédite pas pour le moment.
- Choisissez le mode de réception de vos états de compte et, s’il y a lieu, inscrivez les coordonnées liées à ce mode.
- Saisissez la date de début d’utilisation du compte dans la case Date d’entrée en vigueur.
- Cliquez sur Enregistrer.
Vous recevrez alors un numéro de compte administratif à 5 chiffres que vous seul pouvez utiliser. Il s’affichera dans Mon dossier quand l’ouverture de votre compte vous sera confirmée. Si vous facturez à l’acte, vous ne pourrez l’utiliser que le lendemain à partir de 8 h.
Autoriser une personne à signer vos factures pour ce compte
Vous pouvez autoriser une ou plusieurs personnes (exemples : membre du personnel ou conjoint) à signer des documents liés à votre facturation en votre nom. Pour ce faire, vous devez modifier votre compte administratif individuel par formulaire. Pour plus d’information, consultez la marche à suivre de la section Modifier votre compte administratif individuel.
Par formulaire
Pour ouvrir un compte administratif individuel :
- Choisissez l’option Ouvrir un compte administratif individuel du formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.
- Répondez aux questions et cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
En répondant à ces questions, vous pourrez :
- Choisir votre mode de paiement
- Déterminer la façon dont vous nous transmettez vos factures (exemple : faire affaire avec une agence ou utiliser les services en ligne)
- Désigner une ou des personnes autorisées à signer des documents liés à votre facturation
Nous traiterons votre formulaire dans un délai de 4 à 6 semaines. Vous recevrez alors un numéro de compte administratif à 5 chiffres. Nous vous le confirmerons par lettre à l'adresse de correspondance de votre compte administratif individuel. Ce numéro de compte peut être utilisé seulement par vous.
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Choisir les factures qui seront comptabilisées dans votre compte administratif individuel
Si vous désirez que vos factures soient comptabilisées dans votre compte administratif individuel, vous devez nous l’indiquer lors de votre facturation.
Si vous avez plus d’un compte administratif, vous pouvez décider quelle facture sera comptabilisée dans chacun.
Responsabilité professionnelle
En tout temps, vous êtes responsable des services que vous nous facturez. Ainsi, utiliser un compte administratif individuel ne modifie pas votre responsabilité professionnelle.
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Modifier votre compte administratif individuel
Vous pouvez modifier des éléments de votre compte administratif individuel par le service en ligne Mon dossier ou par formulaire.
Une demande effectuée par nos services en ligne est traitée instantanément, alors que le traitement par formulaire peut prendre de 4 à 6 semaines.
Par les services en ligne
Avec Mon dossier, vous pouvez modifier les éléments suivants de votre compte administratif individuel :
Voir la démarche pour modifier le mode de paiement de vos honoraires dans Mon dossier :
- Cliquez sur Comptes de facturation.
- Sélectionnez le compte administratif individuel à modifier (exemple : votre nom) sous Administratifs individuels.
- Cliquez sur le bouton Modifier dans la section Coordonnées de paiement.
- Sélectionnez le mode de paiement voulu.
- Inscrivez le numéro de votre compte bancaire si vous optez pour le virement automatique.
- Cliquez sur Enregistrer.
Quand vous sélectionnez un mode de paiement, la date du prochain versement s'affiche selon le mode de paiement. Prenez-la en note.
Voici la démarche pour modifier votre compte bancaire ou votre institution financière dans Mon dossier :
- Cliquez sur Comptes de facturation.
- Sélectionnez le compte administratif individuel à modifier (exemple : votre nom) sous Administratifs individuels.
- Cliquez sur le bouton Modifier dans la section Coordonnées de paiement.
- Sélectionnez Virement bancaire.
- Sélectionnez Nouveau compte dans la section Compte bancaire, puis la succursale de votre institution financière.
- Inscrivez le numéro de votre nouveau compte bancaire dans le champ Numéro de compte.
- Indiquez la date à laquelle le changement entrera en vigueur.
- Cochez les 3 cases requises.
- Cliquez sur Enregistrer.
Prise d’effet
Mon dossier affiche habituellement la date à laquelle vous seront versés vos prochains honoraires.
Prévoyez environ 2 semaines avant de recevoir vos paiements dans votre nouveau compte bancaire.
Avant cette date, nous verserons vos paiements dans votre ancien compte.
Si vous recevez vos honoraires par chèque, vous pouvez modifier l’adresse où nous vous le postons. Voici la démarche dans Mon dossier :
- Cliquez sur Comptes de facturation.
- Sélectionnez le compte administratif individuel à modifier (exemple : votre nom) sous Administratifs individuels.
- Cliquez sur le bouton Modifier dans la section Coordonnées de paiement.
- Sélectionnez Chèque.
- Cliquez sur Ajouter une adresse pour indiquer une nouvelle adresse postale sous Adresse ou cochez l’adresse voulue si elle est déjà inscrite à votre dossier.
- Cochez la case appropriée pour nous autoriser à vous payer par chèque.
- Indiquez la date à laquelle le changement entrera en vigueur.
- Cliquez sur Enregistrer.
Voici la démarche pour modifier la façon de transmettre vos factures dans Mon dossier :
- Cliquez sur Comptes de facturation.
- Sélectionnez le compte administratif individuel à modifier (exemple : votre nom) sous Administratifs individuels.
- Cliquez sur le bouton Modifier dans la section Coordonnées d’état de compte.
- Faites l’une des actions suivantes :
- a. Sélectionnez l’agence de facturation avec laquelle vous faites affaire.
-
b. Sélectionnez le numéro ou le nom du développeur de votre logiciel de facturation.
-
c. Indiquez que vous n’utiliserez ni l’un ni l’autre.
- Sélectionnez le mode de réception de l’état de compte voulu, soit Télécommunication ou Messagerie sécurisée (poste lorsqu’applicable), le cas échéant.
Même si vous choisissez la télécommunication comme mode de réception, vous recevrez vos états de compte également dans votre messagerie sécurisée.
Voici la démarche pour modifier le mode de réception de votre état de compte dans Mon dossier :
- Cliquez sur Comptes de facturation.
- Sélectionnez le compte administratif individuel à modifier (exemple : votre nom) sous Administratifs individuels.
- Cliquez sur le bouton Modifier dans la section Coordonnées d’état de compte.
- Faites l’une des actions suivantes :
- a. Sélectionnez l’agence de facturation avec laquelle vous faites affaire.
-
b. Sélectionnez le numéro ou le nom du développeur de votre logiciel de facturation.
-
c. Indiquez que vous n’utiliserez ni l’un ni l’autre.
- Sélectionnez le mode de réception de l’état de compte voulu, soit Télécommunication ou Messagerie sécurisée (poste lorsqu’applicable).
Même si vous choisissez la télécommunication comme mode de réception, vous recevrez vos états de compte également dans votre messagerie sécurisée.
Vos états de compte sont toujours transmis dans votre messagerie sécurisée. Toutefois, dans certains cas, vous pourriez aussi les recevoir par la poste. Nous avons donc besoin d’une adresse de réception à jour.
Voici la démarche pour modifier l’adresse de réception dans Mon dossier :
- Cliquez sur Comptes de facturation.
- Sélectionnez le compte administratif individuel à modifier (exemple : votre nom) sous Administratifs individuels.
- Cliquez sur le bouton Modifier dans la section Coordonnées d’état de compte.
- Modifiez vos coordonnées.
- Cliquez sur Enregistrer.
Par formulaire
Pour modifier votre compte administratif individuel :
- Choisissez l’option Modifier votre compte administratif individuel du formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.
- Sélectionnez l’élément que vous voulez modifier et cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Grâce à ce formulaire, vous pouvez (pour votre compte administratif individuel) :
- Modifier votre compte bancaire ou votre institution financière
- Modifier votre mode de paiement (exemple : adhérer au virement automatique)
- Modifier la façon de transmettre vos factures (exemple : faire affaire avec une agence ou la changer)
- Cesser la transmission de vos états de compte à votre agence de facturation
- Modifier votre adresse de correspondance
- Modifier la date de début d'utilisation
- Autoriser des personnes à signer des documents liés à votre facturation
- Révoquer des personnes autorisées à signer des documents liés à votre facturation
Si votre demande concerne une des modifications suivantes, nous vous confirmerons son traitement par lettre :
- Façon de transmettre vos factures
- Fin de la transmission de vos états de compte à votre agence de facturation
- Autorisation des personnes à signer des documents liés à votre facturation
- Révocation des personnes autorisées à signer des documents liés à votre facturation
Cette lettre vous sera transmise à l’adresse de correspondance de votre compte administratif individuel. Pour les autres demandes de modification, consultez Mon dossier pour vérifier si elles ont été traitées.
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Fermer votre compte administratif individuel
Vous pouvez fermer votre compte administratif individuel par le service en ligne Mon dossier ou par formulaire.
Une demande effectuée par nos services en ligne est traitée instantanément, alors que le traitement par formulaire peut prendre de 4 à 6 semaines.
Par les services en ligne
Voici la démarche pour fermer votre compte administratif individuel dans Mon dossier :
- Sélectionnez l’onglet Comptes de facturation.
- Cliquez sur le numéro du compte que vous désirez fermer.
- Cliquez sur Fermer le compte et saisissez la date à laquelle le compte doit être fermé.
Par défaut, la date du jour s’affichera. Vous pouvez la remplacer par une nouvelle, mais elle ne peut pas être rétroactive.
Par formulaire
Pour fermer votre compte administratif individuel :
- Choisissez l’option Modifier un compte administratif individuel du formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.
- Sélectionnez l’option Fermer le compte et cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Indiquez la date de fermeture de votre compte sur le formulaire. Cette date peut être rétroactive uniquement si elle se situe dans l'année de référence en cours (1er mars au 28 ou 29 février). Par exemple, en avril, vous ne pouvez pas demander une fermeture rétroactive au mois de février passé, car il se trouve dans l’année de référence précédente.
Nous vous confirmerons le traitement de votre demande par lettre ou courriel. La confirmation sera envoyée à l’adresse de correspondance de votre compte de finances personnelles ou dans votre messagerie sécurisée, selon vos préférences de correspondance.
Conséquence sur vos paiements
Ne comptabilisez plus de factures dans votre compte administratif après sa fermeture. Les factures qui y ont déjà été comptabilisés peuvent faire l’objet d’une révision. Si une révision entraîne un paiement, il sera effectué dans votre compte de finances personnelles selon le mode de paiement choisi. Vous recevrez soit un virement automatique dans votre compte de finances personnelles, soit un chèque à votre adresse de paiement personnelle.
L’état de compte indiquant ce paiement fera référence au compte administratif concerné. Il sera envoyé à l’adresse de correspondance indiquée pour ce compte et sera également transmis dans votre messagerie sécurisée.
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Connaître les frais d’utilisation d’un compte administratif
L’ouverture et l’utilisation de vos 2 premiers comptes administratifs (individuels ou collectifs) sont gratuites. Des frais sont exigibles à partir du 3e compte administratif.
Frais pour comptes administratifs supplémentaires
Si vous avez déjà 2 comptes administratifs (individuels ou collectifs) ouverts, des frais de 73 $ s'appliquent pour chaque compte supplémentaire. Ces frais sont exigibles immédiatement.
Par conséquent, à partir du 3e compte ouvert dans une année de référence (du 1er mars au 28 ou 29 février), des frais de gestion annuels de 73 $ s'appliquent. Indexés au 1er janvier, ces frais sont exigibles à la date anniversaire de l'ouverture du compte et seront prélevés même si le compte n'est pas utilisé.
Si vous fermez un compte au cours de l'année de référence alors que vous avez 3 comptes ou plus, la totalité des frais de gestion annuels de ce compte doivent quand même être payés.
Prélèvement des frais
Nous déduirons les frais de vos honoraires. Si vos honoraires sont insuffisants, nous vous transmettrons un avis dans votre messagerie sécurisée. Cet avis précisera les informations suivantes :
- Numéro du compte administratif visé
- Montant dû
- Modalités de paiement
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Voir aussi