Que vous soyez un professionnel seul ou membre d’un regroupement, vous devez décider qui s’occupera de votre facturation : vous, un proche, un membre de votre personnel administratif ou une agence de facturation.
La façon de transmettre les factures est propre à chacun de vos comptes de facturation. Exemples :
- Vous pourriez utiliser le service en ligne FacturActe pour la facturation liée à votre compte de finances personnelles.
- Vous pourriez la confier à une agence de facturation commerciale pour votre compte administratif collectif.
- Vous pourriez décider de confier la facturation de tous vos comptes à une seule agence de facturation.
Vous pouvez préparer vous-même vos factures et nous les transmettre sans logiciel à l’aide de formulaires et de certains services en ligne
.
Si vous désirez le faire, avisez-nous.
Conditions
Pour faire votre propre facturation, vous devez :
- Produire vos propres factures
- Enregistrer vos factures dans votre compte de finances personnelles ou dans un compte administratif (individuel ou collectif)
Marche à suivre
Pour nous signaler que vous voulez faire votre propre facturation, vous pouvez utiliser le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez aussi utiliser nos services en ligne pour les types de compte suivants :
- Compte de finances personnelles
- Compte administratif individuel
Consultez la page Distinguer les types de compte de facturation pour plus d’information.
Si vous désirez préparer vous-même vos factures sans logiciel pour plusieurs types de compte, vous devez nous en informer pour chaque compte.
Utilisation des services en ligne
Vous pouvez nous informer que vous préparerez vous-même vos factures sans logiciel :
- Lors de votre inscription à la RAMQ dans nos services en ligne
- Quand vous ouvrez un compte administratif individuel dans Mon dossier
- Quand vous modifiez votre compte de finances personnelles ou votre compte administratif individuel dans Mon dossier
Lors de l’inscription à la RAMQ ou à l’ouverture d’un compte administratif, sélectionnez Je ne m’accrédite pas pour le moment.
Lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles dans Mon dossier :
- Accédez aux Coordonnées d’état de compte du compte désiré.
- Sélectionnez Je ne m’accrédite pas pour le moment.
- Indiquez l’adresse à laquelle nous devons transmettre votre état de compte.
Utilisation du formulaire de gestion des comptes
Pour nous informer que vous préparerez vous-même vos factures sans logiciel, remplissez le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles.
Vous pouvez le faire lors de l’ouverture ou de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles.
À l’ouverture d’un compte administratif :
- Sélectionnez Sans agence.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles :
- Sélectionnez Modifier la façon dont les factures sont transmises.
- Choisissez Sans agence.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Délai de traitement
Si vous utilisez le service en ligne Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Pour une demande envoyée par formulaire, le délai est de 4 à 6 semaines. Pour vérifier à quel moment nous traitons votre formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes.
Vous pouvez préparer vous-même vos factures avec un logiciel de facturation. Vous devez nous en aviser en vous inscrivant comme agence de facturation personnelle. Nous attribuerons un numéro de transmission à votre agence, qui vous permettra de nous transmettre vos factures à l’aide de votre logiciel. Vous seul pourrez l’utiliser. Votre nom sera celui de votre agence.
Consultez la marche à suivre pour créer votre agence de facturation personnelle dans la page Inscription d’une agence de facturation.
En faisant votre propre facturation avec un logiciel, vous assumez les responsabilités des agences de facturation.
Un service en ligne n’est pas un logiciel
Les services en ligne FacturActe et Facturation – Formulaires ne sont pas des logiciels. Cependant, si vous les utilisez pour nous facturer vos activités, vous devez nous en aviser.
Confier d’autres comptes de facturation à votre agence personnelle
Vous pouvez aussi confier la facturation de vos autres comptes à votre agence personnelle. Pour ce faire, pour chaque compte, suivez la même procédure que pour créer l'agence, mais sélectionnez les options suivantes :
Vous pouvez confier votre facturation à une autre personne. Cette personne peut être un membre de votre personnel ou un proche, par exemple votre conjoint ou un membre de votre famille.
Pour ce faire, vous devez d’abord créer une agence de facturation personnelle en suivant les mêmes étapes que si vous faisiez votre propre facturation avec logiciel.
Une fois l’agence créée, vous obtiendrez un numéro de transmission qui lui est associé. Il permettra à la personne à qui vous confiez votre facturation de nous transmettre vos factures à l’aide de votre logiciel. Ce numéro doit uniquement être utilisé pour votre facturation.
La personne à qui vous confiez votre facturation doit également assumer les responsabilités des agences de facturation.
Facturation en ligne par la personne que j’emploie
Vous pouvez demander à la personne à qui vous confiez votre facturation de préparer vos factures dans un seul de nos services en ligne. En effet, vous pouvez lui déléguer l’accès au service en ligne FacturActe. Toutefois, vous ne pouvez pas l’autoriser à utiliser le service en ligne Facturation – Formulaires.
À ce moment, vous n’avez pas à nous aviser de votre décision de lui confier votre facturation.
Autoriser une personne à signer des documents liés à votre facturation
En plus de lui confier votre facturation, vous pouvez autoriser cette personne à signer en votre nom des documents liés à votre facturation. Pour ce faire :
- Remplissez le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles pour le compte de facturation désiré.
- Répondez Oui à la question d’autoriser des personnes à signer vos demandes de paiement et relevés d’honoraires pour ce compte.
Vous pouvez vous regrouper avec d’autres professionnels de votre lieu de pratique pour effectuer votre facturation avec un logiciel ou la confier au personnel administratif.
Pour ce faire, vous devez vous inscrire comme une agence de facturation privée. Consultez la marche à suivre pour inscrire votre agence privée dans la page Inscription d’une agence de facturation.
Votre agence obtiendra un numéro de transmission qui devra être utilisé pour transmettre les factures de chaque professionnel accrédité auprès d’elle.
Votre agence privée doit également assumer les responsabilités des agences de facturation.
Lorsque vous arrivez dans un nouveau lieu de pratique, vérifiez si une agence privée transmet les factures des autres professionnels à l’aide d’un logiciel de facturation. Si c’est le cas, vous pouvez lui confier votre facturation en vous accréditant auprès d’elle.
Vous pourrez alors utiliser son numéro de transmission pour nous transmettre vos factures par logiciel. Les membres de votre personnel administratif peuvent également utiliser ce numéro pour la transmission de vos factures.
Autres professionnels confiant leur facturation à une agence à l’externe
Si les autres professionnels de votre lieu de pratique font affaire avec une agence de facturation à l’externe, soit une agence commerciale, vous pouvez également recourir à ses services. Consultez la section Je veux confier ma facturation à une agence de facturation commerciale pour en savoir plus.
Marche à suivre
Pour vous accréditer auprès d’une agence de facturation privée, vous pouvez utiliser le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez également utiliser nos services en ligne pour les types de compte suivants :
- Compte de finances personnelles
- Compte administratif individuel
Consultez la page Distinguer les types de compte de facturation pour plus d’information.
Vous devez suivre cette démarche pour chacun des comptes que vous voulez confier à cette agence privée.
Utilisation des services en ligne
Vous pouvez vous accréditer auprès de l’agence privée déjà existante dans votre lieu de pratique :
- Lors de votre inscription à la RAMQ dans nos services en ligne
- Quand vous ouvrez un compte administratif individuel dans Mon dossier
- Quand vous modifiez votre compte de finances personnelles ou votre compte administratif individuel dans Mon dossier
Lors de l’inscription à la RAMQ ou à l’ouverture d’un compte administratif :
- Sélectionnez Ma facturation est prise en charge par une agence existante.
- Sélectionnez votre agence de facturation.
Lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles dans Mon dossier :
- Accédez aux Coordonnées d’état de compte du compte désiré.
- Sélectionnez Ma facturation est prise en charge par une agence existante.
- Sélectionnez votre agence de facturation.
Utilisation du formulaire de gestion des comptes
Pour vous accréditer auprès de l’agence privée déjà existante dans votre lieu de pratique, remplissez le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez le faire lors de l’ouverture d’un compte ou de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles.
À l’ouverture d’un compte administratif :
- Sélectionnez Par une agence existante.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles :
- Sélectionnez Modifier la façon dont les factures sont transmises.
- Choisissez Par une agence existante.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Si vous voulez utiliser le compte administratif collectif du regroupement auquel vous vous joignez et que ce compte est accrédité à une agence privée, vous serez automatiquement accrédité auprès de cette agence. Vous n’avez aucune action à poser.
Confirmation
Vous recevrez une lettre indiquant la date à partir de laquelle vous pourrez soumettre vos factures avec le numéro de transmission de votre agence privée. Pour un compte de finances personnelles, vous la recevrez dans votre messagerie sécurisée ou par la poste, selon vos préférences de correspondance. Pour un compte administratif, elle vous sera envoyée par la poste.
Délai de traitement
Si vous utilisez le service en ligne Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Pour une demande par formulaire, le délai est de 4 à 6 semaines. Pour vérifier à quel moment nous traitons votre formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes.
Vous pouvez confier votre facturation à une agence de facturation commerciale en vous y accréditant, que vous fassiez partie d’un regroupement de professionnels ou non. Vous autorisez ainsi cette agence à gérer le compte que vous ou que votre regroupement lui confiez.
Vous devez nous aviser pour chacun des comptes de facturation que vous voulez confier à une agence commerciale.
Agence commerciale sans numéro de transmission
Si l’agence à laquelle vous voulez confier votre facturation n’a pas de numéro de transmission, cela veut dire qu’elle n’est pas inscrite auprès de notre organisation. Pour s’inscrire, elle doit avoir au moins un client (vous pouvez être son premier client). Vous devez alors effectuer des démarches avec elle pour l’inscrire et vous y accréditer. Si vous désirez lui confier la facturation de vos autres comptes, effectuez la démarche d’accréditation pour chaque compte.
Conditions
Vous ou votre regroupement devez faire affaire avec une agence de facturation qui utilise un logiciel de facturation conforme et que nous avons reconnu.
Marche à suivre
Pour vous accréditer auprès d’une agence commerciale, vous pouvez utiliser le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez également utiliser nos services en ligne pour les types de compte suivants :
- Compte de finances personnelles
- Compte administratif individuel
Consultez la page Distinguer les types de compte de facturation pour plus d’information.
Vous devez suivre cette démarche pour chacun des comptes que vous voulez confier à l’agence commerciale.
Utilisation des services en ligne
Vous pouvez vous accréditer auprès d’une agence commerciale :
- Lors de votre inscription à la RAMQ dans nos services en ligne
- Quand vous ouvrez un compte administratif individuel dans Mon dossier
- Quand vous modifiez votre compte de finances personnelles ou votre compte administratif individuel dans Mon dossier
Lors de l’inscription à la RAMQ ou à l’ouverture d’un compte administratif :
- Sélectionnez Ma facturation est prise en charge par une agence existante.
- Sélectionnez l’agence à qui vous confiez votre facturation.
Lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles dans Mon dossier :
- Accédez aux Coordonnées d’état de compte du compte désiré.
- Sélectionnez Ma facturation est prise en charge par une agence existante.
- Sélectionnez l’agence à qui vous confiez votre facturation
Utilisation du formulaire de gestion des comptes
Pour nous aviser que vous ou votre regroupement voulez confier votre facturation à une agence commerciale qui est inscrite auprès de nous, remplissez le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez le faire lors de l’ouverture d’un compte ou de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles.
À l’ouverture d’un compte administratif :
- Sélectionnez Par une agence existante.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles :
- Sélectionnez Modifier la façon dont les factures sont transmises.
- Choisissez Par une agence existante.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Si vous voulez utiliser le compte administratif collectif du regroupement auquel vous vous joignez et que ce compte est accrédité à une agence commerciale, vous serez automatiquement accrédité auprès de cette agence. Vous n’avez aucune action à poser.
Confirmation
Vous recevrez une lettre indiquant la date à partir de laquelle vous pourrez confier votre facturation à cette agence. Pour un compte de finances personnelles, vous la recevrez dans votre messagerie sécurisée ou par la poste, selon vos préférences de correspondance. Pour un compte administratif, elle vous sera envoyée par la poste.
Délai de traitement
Si vous utilisez le service en ligne Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Pour une demande par formulaire, le délai est de 4 à 6 semaines. Pour vérifier à quel moment nous traitons votre formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes.
Avisez-nous si vous changez d’agence de facturation pour passer, par exemple, d’une :
- Agence personnelle à une agence sur votre lieu de pratique (privée)
- Agence privée à une agence commerciale
- Agence commerciale à une autre agence commerciale
- Agence commerciale à une agence privée
Si vous faites votre propre facturation avec un logiciel (agence personnelle), vous pouvez décider de confier la facturation de vos comptes à une agence privée ou commerciale. Si vous changez d’agence pour tous vos comptes, vous devez aussi mettre fin aux activités de votre agence personnelle.
Marche à suivre
Pour changer d’agence de facturation, vous pouvez utiliser le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez également utiliser nos services en ligne pour les types de compte suivants :
- Compte de finances personnelles
- Compte administratif individuel
Consultez la page Distinguer les types de comptes de facturation pour plus d’information.
Vous devez suivre cette démarche pour chacun des comptes pour lesquels vous voulez changer d’agence.
Utilisation de Mon dossier
Pour modifier l’agence de facturation avec laquelle vous faites affaire, dans Mon dossier :
- Accédez aux Coordonnées d’état de compte du compte désiré.
- Sélectionnez Ma facturation est prise en charge par une agence existante.
- Sélectionnez votre nouvelle agence de facturation.
Utilisation du formulaire de gestion des comptes
Pour modifier l’agence de facturation avec laquelle vous faites affaire, remplissez le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Effectuez ce changement en modifiant votre compte administratif ou de finances personnelles. La marche à suivre varie selon que vous changez d’agence pour une agence existante ou pour une nouvelle agence.
Si vous changez pour une agence existante :
- Sélectionnez Modifier la façon dont la facturation est transmise.
- Choisissez Par une agence existante.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Si vous changez pour une nouvelle agence :
- Sélectionnez Modifier la façon dont la facturation est transmise
- Choisissez Par une nouvelle agence à laquelle il faut attribuer un numéro de transmission.
- Sélectionnez le type de la nouvelle agence.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Confirmation
Vous recevrez une lettre indiquant la date à partir de laquelle vous pourrez confier votre facturation à cette agence. Pour un compte de finances personnelles, vous la recevrez dans votre messagerie sécurisée ou par la poste, selon vos préférences de correspondance. Pour un compte administratif, elle vous sera envoyée par la poste.
Délai de traitement
Si vous utilisez le service en ligne Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Pour une demande par formulaire, le délai est de 4 à 6 semaines. Pour vérifier à quel moment nous traitons votre formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes.
Si vous faites affaire avec une agence commerciale, vous n’avez aucune action à poser. Votre agence s’en occupera.
Toutefois, vous devez nous informer du changement de votre logiciel si vous êtes dans l’une des situations suivantes :
- Vous faites votre propre facturation avec un logiciel (agence personnelle)
- Vous faites partie d’un regroupement de professionnels qui fait sa propre facturation avec un logiciel (agence privée)
Les agences de facturation personnelles et privées ont la responsabilité de nous aviser de tout changement (exemple : modification à leur logiciel de facturation ou de leurs coordonnées).
En tout temps, vous pouvez cesser de faire affaire avec une agence de facturation. Informez‑nous de la fin de votre accréditation auprès de cette agence.
Si vous changez d’agence, consultez la marche à suivre présentée à la section Je change d’agence de facturation.
Avant de mettre un terme au lien avec votre agence de facturation, informez-vous auprès d’elle des modalités qui s’appliquent dans le cas où des modifications doivent être apportées à vos factures une fois votre lien d’affaires terminé.
Marche à suivre
Pour mettre fin à votre accréditation auprès d’une agence, vous pouvez utiliser le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Vous pouvez également utiliser nos services en ligne pour les types de compte suivants :
- Compte de finances personnelles
- Compte administratif individuel
Consultez la page Distinguer les types de compte de facturation pour plus d’information.
Vous devez suivre ces étapes pour chacun des comptes pour lesquels vous voulez mettre fin à votre accréditation auprès d’une agence.
Utilisation de Mon dossier
Pour mettre fin à votre accréditation auprès d’une agence de facturation, dans Mon dossier :
- Accédez aux Coordonnées d’état de compte du compte désiré.
- Cochez Je ne m’accrédite pas pour le moment.
Utilisation du formulaire de gestion des comptes
Pour mettre fin à votre accréditation auprès d’une agence, remplissez le formulaire Gestion des comptes administratifs et du compte de finances personnelles. Avisez-nous lors de la modification d’un compte administratif ou de finances personnelles :
- Sélectionnez Modifier la façon dont les factures sont transmises.
- Choisissez Sans agence.
- Cliquez sur le bouton Télécharger le formulaire.
- Remplissez et signez le formulaire.
- Envoyez-le-nous par télécopieur ou par la poste.
Délai de traitement
Si vous utilisez le service en ligne Mon dossier, le traitement de votre demande est immédiat. Pour une demande par formulaire, le délai est de 4 à 6 semaines. Pour vérifier à quel moment nous traitons votre formulaire, consultez la page Délai de traitement des demandes.