La refacturation
La refacturation demeure l’option à privilégier lorsque possible, car son processus de traitement est plus rapide.
La refacturation est requise dans les cas suivants :
- Lorsque vous devez modifier une demande de paiement ou de remboursement ou ajouter des renseignements pour un ou plusieurs services ayant fait l’objet d’un paiement modifié à 0 $ sur la demande initiale. Ces situations figurent à l’état de compte avec un des codes de transaction (CODE TRA) suivants :
- 02 – demande payée avec modification (si aucun montant n’est payé pour la demande ou pour une ligne de service donnée);
- 10 – paiement rectifié après prépaiement (si aucun montant n’est payé pour la demande ou pour une ligne de service donnée).
- Lorsque votre demande de paiement ou de remboursement est annulée et que vous devez modifier des renseignements ou en ajouter à ceux inscrits sur la demande initiale, selon le message explicatif.
Les annulations sont signifiées par les codes de transaction suivants :
- 04 – demande annulée;
- 11 – paiement annulé après prépaiement.
Procédure pour refacturer
Sur votre nouvelle demande de paiement ou de remboursement, vous devez modifier les renseignements inscrits sur la demande initiale selon le message explicatif justifiant son annulation ou son refus.
Seuls les services ayant fait l’objet d’un refus peuvent être refacturés.
Sur votre nouvelle demande de paiement ou de remboursement, en plus d’inscrire les données usuelles pour votre facturation, vous devez :
- inscrire la lettre B dans la case C.S.;
- inscrire le numéro de la demande annulée ou refusée et la date de l’état de compte sur lequel celle-ci a été annulée ou refusée dans la case Renseignements complémentaires;
- inscrire la date du service rendu ou la période concernée et non la date du jour où vous effectuez votre refacturation. Si vous éprouvez des difficultés à ce sujet avec votre logiciel de facturation, communiquez avec votre développeur.
Lorsque des pièces justificatives doivent être jointes, vous devez :
- transmettre la demande de paiement ou de remboursement selon le mode de facturation permis (les formulaires 1215, 1216 et 3814 doivent être transmis uniquement par les services en ligne ou la facturation informatisée);
- imprimer le document de facturation, si vous avez utilisé le système TIP-I, ou la demande de paiement ou de remboursement;
- inscrire sur chacune des pièces justificatives votre numéro de professionnel et le numéro de contrôle externe qui figure sur la demande de paiement ou de remboursement, ou sur le document de facturation;
- faire parvenir ces documents à la RAMQ.
Pour refacturer, vous disposez de 90 jours à partir de la date de l’état de compte sur lequel figure le refus de votre demande de paiement ou de remboursement.