Certains cas de refus en lien avec la rémunération des médecins résidents sont plus fréquents et nécessitent que vous posiez des actions afin d’y remédier :
Message explicatif 25 : Nous n’avons pas reçu la carte de stage du résident ou la période de validité ne correspond pas à l’information présente dans nos fichiers pour la période de facturation.
Ce message de refus signifie qu’à la date de réclamation utilisée dans le fichier électronique, qui se trouve dans la colonne Quantième du formulaire Demande de remboursement ou d’ajustement – Résident (3744), le résident ne détenait pas de carte de stage active et valide.
Toutes les cartes de stage proviennent du Collège des médecins du Québec. Nous ne pouvons pas inscrire ou modifier un stage.
Voici quelques exemples pour lesquels vous pouvez avoir ce refus :
- Le résident a commencé à travailler avant la date de début indiquée sur la carte de stage
- La carte n’est pas valide pendant certaines périodes de l’année (exemple : vacances du résident)
- La date de réclamation est postérieure à la date de fin du stage
Quoi faire?
Si la date de réclamation correspond à celle de la prestation de service du résident, vérifiez avec votre faculté si les informations de la carte sont bonnes. Si ce n’est pas le cas, la faculté devra les faire modifier en communiquant avec le Collège des médecins du Québec. Ce dernier nous informera ensuite de la modification de la carte de stage.
Pour savoir si vous pouvez retransmettre votre demande, écrivez-nous et nous vous confirmerons.
Message explicatif 26 : Le niveau de stage du résident ne correspond pas à l’information présente dans nos fichiers pour la période de facturation.
Ce message de refus signifie qu’à la date de réclamation utilisée dans le fichier électronique, qui se trouve dans la colonne Quantième du formulaire Demande de remboursement ou d’ajustement – Résident (3744), le niveau de stage réclamé ne correspond pas à celui inscrit sur la carte de stage.
Toutes les cartes de stage proviennent du Collège des médecins du Québec. Nous ne pouvons pas inscrire ou modifier un stage.
Quoi faire?
Si la date de réclamation correspond à celle de la prestation de service du résident, vérifiez avec votre faculté si les informations de la carte sont bonnes. Si ce n’est pas le cas, la faculté devra les faire modifier en communiquant avec le Collège des médecins du Québec. Ce dernier nous informera ensuite de la modification de la carte de stage.
Pour savoir si vous pouvez retransmettre votre demande, écrivez-nous et nous vous confirmerons.
Message explicatif 27 : Le solde des jours de maladie est insuffisant.
Message explicatif 28 : Le solde des jours fériés est insuffisant.
Message explicatif 29 : Le solde des jours de vacances est insuffisant.
Message explicatif 31 : Le solde du droit par code de paiement est insuffisant.
Ces messages de refus signifient que la réclamation pour le congé a été refusée parce que le solde dans la banque est insuffisant. Les différentes banques vont du 1er juillet au 30 juin de chaque année, soit par année résident.
- L’utilisation de la banque de congés maladie (27) se fait avec les codes de paiement 04 et 71
- Le message explicatif pour les jours fériés (28) est seulement donné à titre indicatif et n’entraîne pas de refus
- L’utilisation de la banque de congés de vacances (29) se fait avec les codes de paiement 43, 44, 45, 54 ou 87
- L’utilisation des banques (31) pour congrès médicaux ou scientifiques, ainsi que pour sessions d’études spécialisées ou d’examen, se fait avec les codes de paiement 51 et 52
Avant de réclamer les codes de paiement pour maladie, vacances, congrès ou congé pour études, assurez-vous qu’il y a assez d’heures en banque en consultant le rapport de traitement BUG5R01.
Exemples
Voici quelques exemples pour lesquels vous pouvez avoir ce refus :
- Le nombre d’heures demandé est supérieur au solde disponible dans la banque
- La date réclamée ne correspond pas aux dates de la période de stage
Vous aurez un refus si la banque ne compte pas le nombre total d’heures demandées, et ce, même si la banque détient un solde. Par exemple, s’il y a 20 heures dans la banque et que la réclamation est de 22 heures, la demande sera refusée au complet.
Quoi faire?
Si vous avez reçu un refus, écrivez-nous pour :
- Demander l’état des banques si vous estimez que le nombre d’heures d’une banque est erroné : vous devez fournir le numéro du professionnel
- Modifier la date de réclamation et retransmettre une demande d’ajustement si vous avez réclamé des heures dans une banque d’une autre année : inscrivez alors la date qui se situe normalement dans l’année pendant laquelle la banque a été constituée
Message explicatif 35 : Le maximum de remboursement permis est dépassé pour les frais de subsistance.
Message explicatif 47 : Le maximum de remboursement permis est dépassé pour les frais d’hébergement.
L’entente prévoit un plafonnement du remboursement, par période ou par mois, des frais suivants :
- Transport (code de paiement 66)
- Hébergement (67)
- Subsistance (68)
- Déplacement (69)
Le remboursement est par résident. Un autre établissement peut donc réclamer un remboursement pour la même personne durant l’année.
Quoi faire?
Si vous avez réclamé un remboursement de trop et dépassé la limite permise par entente dans la même période, vérifiez les montants remboursés avec ce code par période pour le résident à partir du rapport BUG5R01. Transmettez-nous ensuite une demande d’ajustement.
Message explicatif 94 : Ce code a déjà été remboursé à un autre établissement payeur durant cette période.
Quoi faire?
Si vous avez reçu un refus, écrivez-nous pour :
- Retransmettre une demande en inscrivant la bonne période et la bonne date, si vous avez commis une erreur dans la période de facturation
- Connaître les coordonnées de l’établissement qui a réclamé les remboursements au nom du résident durant la même période, si votre établissement est l’établissement payeur du résident
- Retransmettre une demande à la suite d’une récupération
Message explicatif 93 : Cette prime a déjà été remboursée pour cette même installation à un autre établissement payeur pour un autre résident, alors qu’un maximum d’une prime de résident-coordonnateur est permise par installation et par période.
Exemple
Deux centres hospitaliers universitaires ne peuvent pas réclamer chacun une prime dans la même installation de stage.
Le message explicatif 93 mentionne qu’une prime a déjà été remboursée pour cette installation. Vous avez peut-être réclamé une prime pour 2 résidents différents durant cette période ou un autre établissement peut l’avoir réclamée pour l’installation.
Exemple
Un centre hospitalier universitaire ne peut pas réclamer de prime pour 2 résidents-coordonnateurs qui agissent à titre de chef d’équipe dans le même hôpital ou la même installation de stage.
Quoi faire?
Si vous avez reçu un refus, écrivez-nous pour :
- Retransmettre une demande d’ajustement en inscrivant la bonne période et la bonne date, si vous avez commis une erreur dans la période de facturation
- Connaître les coordonnées de l’établissement qui a réclamé les remboursements au nom du résident-coordonnateur durant la même période, si votre établissement est l’établissement payeur du résident
- Retransmettre une demande à la suite d’une récupération
- 01 Activités médicales régulières
- 03 Prime de responsabilité pour la garde
- 05 Prime résident-coordonnateur
- 06 Prime résident assistant-coordonnateur
- 10 Juré ou témoin
- 11 Congé pour activités syndicales
- 12 Activités des comités pédagogiques
- 13 Membre d’un conseil d’administration d’un établissement
- 17 Compensation pour congé férié travaillé
- 26 Assurance-vie
- 49 Congé férié travaillé
- 50 Mariage
- 51 Congrès médicaux ou scientifiques
- 52 Session d’étude spécialisée ou d’examen
- 53 Congé férié
- 55 Décès
- 57 Congé additionnel pour transport lors d’un décès
- 63 Jours de grève (non prévu à l’Entente)
- 64 Congé férié sans rémunération (non prévu à l’Entente)
- 65 Congé férié rémunéré à 40 % (non prévu à l’Entente)
- 66 Frais de transport
- 67 Frais d’hébergement
- 68 Frais de subsistance
- 69 Frais de déplacement
- 70 Frais de congrès
- 81 Coûts d’inscription et d’examens B.C.L.S.
- 82 Coûts d’inscription et d’examens A.C.L.S.
- 83 Coûts d’inscription et d’examens A.T.L.S.
- 84 Coûts d’inscription et d’examens A.P.L.S.
- 85 Coûts d’inscription et d’examens N.R.P.
- 89 Prime de responsabilité pour l’enseignement
- 92 Coûts d’inscription et d’examen GESTA
- 93 Remboursement des coûts de vaccination