La modification d’une inscription est requise pour effectuer un changement à l’inscription initiale. Il peut s’agir de l’inscription d’un nouveau lieu de suivi, de l’ajout d’un code de catégorie de problèmes de santé ou de la fin d’un tel code. Vous pouvez effectuer ces actions dans le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé ou dans votre logiciel d’inscription reconnu.
Personnes pouvant modifier une inscription
Il n’y a que vous ou votre personnel administratif autorisé qui pouvez modifier le dossier d’inscription de votre patient. Dans le cas d’un changement de l’état de santé du patient, la modification doit se faire lors d’une visite ou d’une intervention clinique.
Une autre infirmière praticienne spécialisée, un médecin ou un membre du personnel administratif ne peut en aucun cas modifier l’inscription de l’un de vos patients, et ce, quel que soit le contexte dans lequel le service est rendu.
Marches à suivre
Le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé ou votre logiciel d’inscription reconnu permettent l’inscription d’un maximum de 3 codes de catégories de problèmes de santé. Pour un patient qui en a déjà 3, vous devez fermer un des codes existants avant de pouvoir en saisir un nouveau.
La fermeture d’un code implique de lui donner une date de fin. Ne supprimez pas le code du dossier du patient. Pour ajouter une date de fin dans le service en ligne :
- Ouvrez le service en ligne
- Sélectionnez l’option Modifier une inscription à partir du menu Modification
- Recherchez l’inscription de votre patient
- Cliquez sur Modifier dans la section Modifier les caractéristiques de santé
Le code de catégorie de problèmes de santé à fermer doit l’être en date de la veille de la visite ou de l’intervention clinique. À cet effet, la date d’inscription du nouveau code doit être celle de la date de la visite ou de l’intervention clinique.
Délai
Vous avez 90 jours suivant la date de la visite ou de l’intervention clinique lors de laquelle vous avez constaté un changement pour nous en informer. Si ce délai n’est pas respecté, la modification sera refusée. Vous devrez alors la transmettre lors de la prochaine visite ou intervention clinique. Aucune dérogation n’est permise.
Vous pouvez nous demander un changement massif de lieu de suivi pour des patients inscrits auprès de vous ou pour une partie de ceux-ci, par exemple si vous changez de clinique d’IPS. Vous devez écrire une lettre en précisant les informations suivantes :
- Date du changement du lieu de suivi
- Nom et numéro du site concerné
- Liste des patients
Transmettez-nous votre lettre par télécopieur au 418 646-8110 ou par la poste :
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Service de l'admissibilité et de la révision
Régie de l'assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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Définir un nouveau lieu de suivi pour un patient
Pour définir le nouveau lieu de suivi d’un patient dans Inscription de la clientèle des professionnels de la santé, que ce soit en GMF ou hors GMF :
- Ouvrez le service en ligne
- Sélectionnez l’option Modifier une inscription à partir du menu Modification
- Recherchez l’inscription de votre patient
- Cliquez sur Modifier dans la section Identification du lieu de suivi habituel
- Cliquez sur Nouveau dans la section Modifier
Assurez-vous de conserver l’information sur le lieu de suivi antérieur, sauf dans le cas d’une erreur d’inscription. Utilisez alors le bouton Corriger.
Vous pouvez aussi nous transmettre le nouveau lieu de suivi par le biais d’un logiciel d’inscription reconnu.
Si vous modifiez le lieu de suivi de votre clientèle, le patient doit signer à nouveau le Formulaire de consentement au partage et à la communication des renseignements sur l’usager
(AH-888 DT 9000). Vous pouvez faire signer le formulaire de consentement en tout ou en partie, s’il y a lieu. Ce formulaire doit être conservé au dossier du patient.
De plus, inscrivez votre nouveau lieu de suivi dans le registre des consultations lors de chaque visite ou intervention clinique.
Délai
Vous avez 90 jours après la date d’entrée en vigueur du nouveau lieu de suivi du patient pour nous informer du changement. Si ce délai n’est pas respecté, la modification sera applicable 90 jours précédant la demande.