Confiez-vous votre facturation à une agence de facturation? Si oui, connaissez-vous bien vos rôles et responsabilités auprès de cette agence et de nous? Ces connaissances vous permettront d’être mieux outillé pour votre facturation. Vous saurez aussi quand interagir auprès de votre agence et de nous.
Votre imputabilité
Vous êtes imputable de la facturation transmise par votre agence. Donc, si des problèmes surviennent avec votre facturation ou son suivi, vous en demeurez responsable et vous devez vous acquitter de toute somme d’argent qui vous est réclamée.
Votre agence a aussi des responsabilités en lien avec votre facturation. Toutefois, gardez en tête votre imputabilité sur la facturation transmise par votre agence. Si votre agence ne répond pas à vos besoins, vous pouvez cesser de faire affaire avec elle.
Vos rôles et vos responsabilités auprès de votre agence
Lorsque vous faites affaire avec une agence pour votre facturation, soyez attentif aux éléments suivants qui sont sous votre responsabilité.
Conformité de votre contrat
Assurez-vous de la conformité du contrat que vous a soumis l’agence de facturation choisie.
Écrit, ce contrat devrait stipuler, entre autres, de quelle manière vous payerez l’agence. Vérifiez que vous devez la rémunérer sur une base autre qu’à commission ou à pourcentage sur le montant de vos honoraires exigibles ou payés par la RAMQ
. Assurez-vous de connaître les services pour lesquels vous payez votre agence.
Démarches pour confier votre facturation
Prenez soin d’effectuer toutes les démarches nécessaires auprès de nous pour confier votre facturation à une agence de facturation. En faisant ces démarches dans les délais impartis, vous vous assurez de ne pas retarder votre facturation.
En tout temps, vous pouvez autoriser un ou plusieurs de vos employés à signer vos factures, entre autres tâches. Vous pouvez mandater des employés de votre agence de facturation. Toutefois, vous ne pouvez pas désigner votre agence comme mandataire.
Échange sur votre entente de rémunération
Échangez avec votre agence sur les changements dans votre entente de rémunération ou en lien avec votre situation.
Transmission de vos documents
Soumettez à votre agence les documents nécessaires à une facturation adéquate (exemple : la confirmation de traitement de vos avis de services et vos avis de désignation) pour qu’elle puisse respecter les délais prescrits.
Vos rôles et vos responsabilités auprès de nous
Même si vous faites affaire avec une agence de facturation, soyez attentif aux éléments suivants qui sont sous votre responsabilité.
Compréhension de votre entente de rémunération
Vous devez connaître et comprendre les modalités décrites à votre entente de rémunération. Pour rester à l’affût des changements qui lui sont apportés, consultez nos infolettres.
Conformité de vos services facturés
Assurez-vous que les demandes de paiement ou factures soumises par votre agence sont conformes aux services que vous avez rendus.
Pour ce faire, vous pouvez consulter votre état de compte dans votre messagerie sécurisée ou l’état de compte offert par votre agence. Si vous facturez des services selon le mode de rémunération à l’acte, vous pouvez également consulter le détail de votre facturation par le service en ligne FacturActe.
Consultation de votre messagerie sécurisée
Consultez régulièrement votre messagerie sécurisée dans vos services en ligne. Nous pouvons vous transmettre différentes correspondances de nature personnelle et professionnelle dans votre messagerie sécurisée. Il peut s’agir de demandes de renseignements ou de rappels de demande de renseignements, de vos états de compte, ou encore de retour de formulaires non conformes ou toute information relative à votre pratique.
Vous seul avez accès à votre messagerie sécurisée. Vous devez donc la consulter régulièrement pour vous assurer d’avoir accès rapidement à l’information et, au besoin, transmettre celle-ci à votre agence de facturation.
Maintien des coordonnées de votre dossier
Veuillez nous fournir vos coordonnées à jour, notamment une adresse de correspondance où vous joindre facilement par lettre. Nous utiliserons cette adresse pour vous envoyer directement une information confidentielle ou urgente. Si vous nous fournissez l’adresse de votre agence de facturation, vous risquez de recevoir trop tard notre communication. Vous pourriez alors ne plus avoir de recours. Pour cette raison, nous vous incitons à nous donner une adresse postale où nous pouvons vous joindre en temps opportun, sans intermédiaire. Par exemple, vous pouvez utiliser votre adresse personnelle.
Votre adresse de correspondance est confidentielle et à notre usage exclusif. Veuillez nous informer si vous la modifiez. Même si vous faites un changement d’adresse personnelle au Service québécois de changement d’adresse (SQCA), vous devez nous informer pour que nous mettions à jour votre dossier professionnel.
Veuillez également nous informer si vous changez de lieu de pratique.
Utilisation conforme des services en ligne
Gardez confidentiels votre nom d’utilisateur et votre mot de passe vous servant à vous connecter à nos services en ligne.
Si vous souhaitez qu’un membre de votre personnel accomplisse certaines tâches en votre nom dans nos services en ligne, vous devez le mandater. Nous lui donnerons alors son propre nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire. Si votre agence de facturation est commerciale, vous ne pouvez pas mandater un membre de son personnel pour utiliser nos services en ligne.
Qui joindre en cas de problème avec votre facturation
Pour des questions :
- sur le règlement de vos factures : veuillez nous joindre;
- sur les information de facturation transmises à la RAMQ : votre agence de facturation;
- sur l’interprétation de votre entente : votre fédération.