Pour nous acheminer vos demandes de paiement, vous devez utiliser le système de communication interactive en pharmacie (CIP). Inscrivez les renseignements requis sur la demande de paiement selon le fonctionnement de votre logiciel. Vous devez soumettre votre demande dans les 90 jours suivant la date à laquelle vous avez rendu le service. Si vous dépassez ce délai, vous pouvez soumettre une demande hors délai. Vous devez vérifier vos états de compte dès leur réception en raison des délais de facturation.
Message de refus
En cas de refus de paiement, vous recevrez un message explicatif. Vous trouverez la signification de ce message dans le Manuel des pharmaciens. Au besoin, vous pouvez aussi :
Annuler ou corriger une demande de paiement
Vous pouvez annuler ou corriger une demande de paiement par le système de CIP dans les 45 jours suivant sa transmission. Après ce délai, vous devez nous demander de réactiver la demande, car elle est archivée et vous n’y avez plus accès. Pour la réactiver, remplissez et transmettez-nous le formulaire Requête de réactivation de demandes de paiement par télécopieur.
Nous vous informerons de notre décision de la façon suivante :
- Par télécopieur si toutes vos demandes sont acceptées ou s'il s'agit de services non rendus (« passeras »)
- Par téléphone en cas de refus
Votre requête de réactivation est acceptée? Vous avez de nouveau accès à votre demande de paiement. Vous pouvez alors l’annuler, puis soumettre une nouvelle demande pour corriger la situation. Vous avez 135 jours à partir de la date de service pour corriger votre demande de paiement.
Votre requête de réactivation est refusée? Vous pouvez nous soumettre une demande de facturation hors délai.
Réactiver une demande annulée par erreur
Vous ne pouvez pas retransmettre une demande de paiement annulée par erreur dans votre système informatique. Vous recevez alors le message de refus indiquant que la demande a déjà été transmise et que le service a déjà été payé. Vous ne pourrez plus la réactiver. Contactez plutôt le développeur de logiciels de facturation de votre pharmacie pour lui demander de recréer la demande. Pour lui fournir plus de détails sur votre demande, communiquez avec nous.
Soumettre une demande de facturation hors délai (dérogation)
Exceptionnellement, nous pouvons prolonger le délai prévu pour soumettre une demande de paiement. Vous devez toutefois démontrer qu’il vous était impossible d’agir plus tôt ou en cas de décès. C’est ce qu’on appelle une demande de facturation hors délai. Par exemple, avoir égaré des documents ou avoir oublié de transmettre votre demande de paiement ne démontrent pas l’impossibilité d’agir.
Vous devez nous soumettre votre demande de facturation hors délai par écrit en inscrivant les renseignements suivants :
- Nom et numéro de pratique
- Numéro d’inscription à la RAMQ
- Adresse
- Date de chaque service et numéro d’assurance maladie correspondant
- Raison justifiant le dépassement du délai
- Autres informations pertinentes (numéro d’ordonnance, nom du médicament, honoraires, DIN, date de la transaction, montant facturé)
- Signature d’au moins un pharmacien propriétaire
Transmission d’une demande hors délai
Transmettez-nous votre demande de l’une des façons suivantes :
Traitement d’une demande hors délai
Nous analysons le contexte qui vous a empêché de transmettre votre demande dans les délais prévus. Nous rendons une décision dans les 90 jours suivant la réception d’une telle demande :
- Si votre demande est acceptée, nous communiquons avec vous par téléphone
- Si votre demande est refusée, nous vous envoyons une lettre de refus
Vous pouvez toujours soumettre une demande de révision par écrit en suivant la même démarche que celle pour la demande hors délai. Vous pouvez aussi y ajouter des renseignements supplémentaires, s’il y a lieu. Chaque mois, nous informons l’Association québécoise des pharmaciens propriétaires des demandes de révision refusées et nous recevons ses représentations.
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