Mettre en place un plan
Devez-vous produire un plan de délégation des signatures? Pour mieux illustrer comment le pouvoir de signature sera délégué, ce plan prend la forme d’un organigramme qui reprend l’organisation de votre établissement de santé. Il précise :
- la fonction de toutes les personnes autorisées à signer des demandes de paiement;
- le lien entre les différents paliers hiérarchiques.
Il peut aussi établir si le cogestionnaire clinico-administratif aidera les signataires autorisés à vérifier les demandes de paiement des professionnels de la santé sous leur responsabilité. Le cogestionnaire collaborera alors avec, par exemple :
- le chef de service;
- le chef de département;
- le directeur des services professionnels.
Ce plan complète le registre des signataires autorisés. Ce registre précise qui peut contresigner ou autoriser des demandes de paiement dans votre établissement de santé.
Conditions
Pour produire et approuver un plan de délégation des signatures, vous devez être l’un des responsables de votre établissement de santé.
Quels établissements de santé sont visés?
Concrètement, peu importe votre établissement de santé, vous devriez prévoir un tel plan s’il fait partie du réseau de la santé public. En effet, il est exigé pour les établissements suivants :
- un centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS);
- un centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS);
- un établissement non fusionné à un CISSS ou à un CIUSSS;
- un établissement placé sous un CISSS ou un CIUSSS;
- un établissement situé dans le nord du Québec.
Démarche
Pour produire un plan de délégation des signatures, vous devez :
- dresser l’organigramme complet de votre établissement de santé;
- établir à qui seront soumises les demandes de paiement dans chaque service, direction ou département;
- inscrire au plan les fonctions que cette personne occupe dans votre organigramme (exemples : chef de service, directeur des services professionnels);
- soumettre votre plan au conseil d’administration de votre établissement de santé;
- une fois votre plan approuvé, transmettez-le-nous par courriel à Delegation_signatures@ramq.gouv.qc.ca.
Prenez soin d’ajouter les signataires à votre registre des signataires autorisés.
Quelles fonctions puis-je inscrire?
Seules certaines fonctions peuvent être inscrites dans votre plan de délégation des signatures. Les voici :
- chef de service;
- chef de département;
- directeur des services professionnels (et son adjoint);
- président-directeur général (et son adjoint).
Date limite
Vous avez 15 jours pour nous transmettre votre plan de délégation des signatures. Ce délai commence à la date où le conseil d’administration l’a approuvé.
Renouvellement
Veuillez renouveler votre plan tous les 3 ans.
Toutefois, si un changement se produit, mettez à jour votre plan immédiatement.