Visite d’inspection
Une visite d’inspection ne sera généralement effectuée par la RAMQ que lorsque les renseignements obtenus ne suffisent pas à expliquer la facturation du
professionnel ou lorsque des documents doivent être revus en sa présence. La visite permet d’obtenir des précisions sur le contexte de sa pratique et de
cerner les particularités de sa situation. Elle peut intervenir à tout moment en cours d’analyse.
La visite d’inspection est effectuée dans un esprit d’ouverture.
Planification de la visite
L’employé de la RAMQ transmet une lettre au professionnel pour l’aviser de sa visite.
La date et le lieu sont déterminés par l’inspecteur après consultation du professionnel. L’inspecteur se rend habituellement dans le milieu de travail du
professionnel.
Préparation du professionnel à la visite
Le professionnel doit s’assurer d’avoir en main les dossiers cliniques qui font l’objet d’une analyse ou tout autre document demandé.
Puisque la visite concerne des services pour lesquels le professionnel a obtenu paiement au cours des 60 mois précédents, il est utile que le professionnel détermine les éléments
ayant pu avoir une incidence sur son profil de facturation pendant cette période.
La consultation des sections de l’entente qui concernent les services vérifiés est aussi recommandée.
S’il le désire, le professionnel peut être accompagné d’une personne de son choix, laquelle pourrait être :
- un représentant de sa fédération ou de son association professionnelle;
- un représentant de son assureur en responsabilité professionnelle;
- la personne qui effectue sa facturation;
- un avocat.
Le professionnel dont la facturation est inspectée ne doit pas hésiter à avoir recours à un soutien psychologique s’il le juge nécessaire.
Déroulement de la visite
La visite d’inspection peut durer d’une demi-heure jusqu’à quelques heures.
Elle porte sur des services pour lesquels le professionnel a obtenu paiement au cours des 60 mois précédents et pour lesquels une vérification de la facturation est requise.
Elle permet à l’inspecteur, selon le cas :
- de présenter au professionnel les constats faits lors de l’analyse de sa facturation ou de l’étude de ses dossiers cliniques
L’étude des dossiers ou documents fournis préalablement à la visite ou lors de celle-ci, permet de vérifier, par exemple, si les notes cliniques ou toute autre information qui s’y retrouve sont conformes aux services facturés. L’étude permet également de vérifier si les exigences de l’entente sont respectées. ou de tout autre document
fourni;
- de donner au professionnel l’occasion de transmettre à la RAMQ toute l’information qu’il juge pertinente;
- d’obtenir, auprès du professionnel, des précisions sur le contexte de sa pratique afin de mieux comprendre son profil de pratique;
- de recueillir les renseignements qui pourraient expliquer les écarts observés;
- de poser au professionnel les questions soulevées tout au long de l’analyse;
- de revoir, en présence du professionnel, les dossiers pour lesquels des précisions sont requises.
Par exemple, l’inspecteur peut poser des questions visant à cerner le volume d’activité du professionnel, à connaître son horaire de travail et à saisir
les particularités de sa pratique.
Ainsi, la visite permettra au professionnel de :
- commenter la situation observée par la RAMQ;
- donner sa version des faits.
Le professionnel peut poser des questions à l’inspecteur afin de bien comprendre le processus en cours et les enjeux qui y sont liés.
Résultats de la visite
Les renseignements obtenus lors de la visite d’inspection s’ajouteront à ceux déjà recueillis. Pour les détails sur les constats après analyse (à la suite
d’une demande de renseignements et, s’il y a lieu, d’une visite d’inspection), consulter la section Analyse détaillée et conséquence pour le professionnel.
Respect de la confidentialité des dossiers
Les dossiers des patients que l’employé de la RAMQ demande à voir sont confidentiels. L’inspecteur peut toutefois exiger de les consulter
en vertu de la Loi sur l’assurance maladie
. La Loi stipule qu’un professionnel de la santé doit fournir à la RAMQ les renseignements
dont elle a besoin pour vérifier la rémunération des services fournis.
Les documents transmis à la RAMQ sont gardés en lieu sûr. Tout est mis en œuvre pour préserver la confidentialité des dossiers et pour ne pas divulguer
l’identité des patients concernés.