Responsabilités de l’agence de facturation

Vos responsabilités envers votre clientèle

Lorsqu’une personne vous confie sa facturation, vous assumez plusieurs responsabilités envers elle.

Assurer la conformité de votre contrat

Si vous êtes une agence de facturation commerciale, vous devez signer un contrat avec votre cliente ou client. Ce contrat écrit doit stipuler que vous recevrez une rémunération pour vos services sur une base autre qu’à commission ou à pourcentage sur le montant des honoraires exigibles ou payés par la RAMQ.

En tout temps, votre clientèle peut autoriser un ou plusieurs membres de votre personnel à signer les documents liés à sa facturation et à accomplir d’autres tâches pour elle. Toutefois, elle ne peut pas désigner votre agence comme signataire.

Connaître l’entente de rémunération de votre clientèle

Vous avez la responsabilité de connaître et de comprendre les modalités décrites dans l’entente de rémunération de votre clientèle. Consultez cette entente dans l’onglet Manuels et guides de la section réservée à sa profession. Pour connaître les changements apportés à cette entente, prenez connaissance des infolettres dans la section réservée à sa profession.

Demander les informations nécessaires

Informez votre clientèle des documents et des informations dont vous avez besoin pour effectuer correctement sa facturation.

Transmettre adéquatement les factures

Transmettez-nous les factures ou les demandes de paiement de votre clientèle conformément aux services rendus.

Vérifier les factures

Vérifiez les factures transmises en utilisant les états de compte de votre clientèle. Transmettez-nous à nouveau toute demande de paiement ou facture qui ne figure pas aux états de compte de votre clientèle dans un délai de 45 jours.

Même si nous transmettons les états de compte de votre clientèle dans votre logiciel de facturation, nous les envoyons également dans sa messagerie sécurisée. Ces 2 états de compte peuvent différer dans leur présentation.

Pour la facturation selon le mode de rémunération à l’acte, nous vous fournissons en plus le fichier d’explication du calcul.

Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements

Garantissez à votre clientèle la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou que vous recevez sur sa facturation. 

Vos responsabilités envers nous

Comme agence de facturation, vous assumez également des responsabilités envers notre organisation.

Transmettre adéquatement les informations relatives à la facturation

Transmettez-nous des factures ou des demandes de paiement complètes et exactes, dans les délais prescrits, à l’aide d’un logiciel de facturation conforme à nos exigences.

Votre développeur de logiciels pourra vous aider à utiliser son logiciel pour :

• Nous transmettre la facturation de votre clientèle
• Récupérer divers fichiers, comme les états de compte et les fichiers d’erreur ou de recevabilité

Consultez le Guide des échanges entre les agences de facturation et la RAMQ pour connaître les détails sur la transmission des factures ou des demandes de paiement en différé.

Maintenir à jour les informations relatives à votre dossier

Avisez-nous de tout changement, qu’il s’agisse d’une modification de votre logiciel de facturation ou de vos coordonnées. Pour connaître la procédure, consultez la page Modification de votre dossier d’agence de facturation.

Vos coordonnées seront mises à jour dans la liste des agences de facturation commerciales si vous y apparaissez. Seules les agences qui consentent à y apparaître dans leur demande d’inscription à la facturation informatisée y figurent.