Modification ou rétablissement de l'inscription de mes patients
Modification d’une inscription
La modification d’une inscription est requise pour effectuer un changement à l’inscription initiale (inscription d'un nouveau lieu de suivi, ajout d’un code de catégorie de problèmes de santé, fin d'un code de catégorie de problèmes de santé, etc.).
Pour modifier une inscription, vous devez :
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Annoter le formulaire d’inscription initial du patient avec les nouveaux renseignements et inscrire la date de prise d’effet du changement effectué. Le patient n’a pas à signer de nouveau le formulaire 4096. La modification d’une inscription peut être rétroactive à la date de la visite, de l’intervention clinique ou de la psychothérapie lors de laquelle vous avez constaté ce changement.
Ceci s'applique au patient ayant fait l'objet d'un transfert en bloc en vertu de la Lettre d'entente no 304.
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Modifier l’inscription initiale au moyen du service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé ou d'un logiciel d’inscription reconnu. Si vous n’êtes pas inscrit aux services en ligne et que vous pratiquez hors GMF, vous devez remplir le formulaire Modification de l’inscription auprès d’un médecin de famille pratiquant hors GMF (4094).
Personnes pouvant modifier une inscription
Le dossier d’inscription d’un patient peut être modifié uniquement par le médecin auprès duquel il est inscrit ou par le personnel administratif autorisé par ce médecin.
Un médecin, le personnel administratif qu'il autorise ou une infirmière praticienne spécialisée ne peuvent en aucun cas modifier l'inscription d'un patient inscrit auprès d'un autre médecin, quel que soit le contexte dans lequel le service est rendu (par exemple, en l'absence du médecin de famille).
Exception – Médecin enseignant qui supervise un médecin résident
Lors d’une visite, d’une intervention clinique ou d’une psychothérapie, un médecin enseignant en GMF-U qui supervise un résident peut ajouter ou modifier un code de vulnérabilité d’un patient que si ce patient rencontre ces 2 conditions :
- Il est suivi par un résident du GMF-U;
- Il est inscrit auprès d’un autre médecin du groupe de ce GMF-U.
Délai pour modifier une inscription
Vous avez 90 jours à compter de la date de la visite, de l’intervention clinique ou de la psychothérapie lors de laquelle vous avez constaté un changement pour en informer la RAMQ. Si ce délai n’est pas respecté, la modification sera refusée et devra être transmise lors de la prochaine visite, intervention clinique ou psychothérapie. Aucune dérogation au délai de 90 jours n’est permise pour les modifications.
Ajout d'un code de catégorie de problèmes de santé lorsque 3 codes sont déjà présents au dossier
Le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé permet l'inscription de seulement 3 codes de catégories de problèmes de santé. Lorsqu'un médecin doit ajouter un code au dossier d'un patient pour lequel 3 codes sont déjà inscrits, il doit fermer un des 3 codes existants avant de pouvoir en saisir un nouveau. La fermeture d'un code implique une date de fin à un code et non de la supprimer du dossier du patient. Pour ce faire, vous devez :
Le code de catégorie de problèmes de santé à fermer doit l'être en date de la veille de la visite, de l'intervention clinique ou de la psychothérapie. La date d'inscription du nouveau code doit être celle de la date de la visite, de l'intervention clinique ou de la psychothérapie.
Particularités pour le changement de lieu de suivi
Vous n’avez pas à rencontrer le patient pour effectuer un changement de lieu de suivi.
Voici les options qui s’offrent à vous :
- Demander à la RAMQ d’effectuer un changement massif de lieu de suivi des patients inscrits auprès de vous ou d’une partie de ceux-ci, que vous aurez relevé :
Le document approprié (lettre ou formulaire 4094) doit être transmis de l'une des façons suivantes :
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Service de l’admissibilité et de la révision
Régie de l’assurance maladie du Québec
C. P. 6600, succ. Terminus
Québec (Québec) G1K 7T3
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418 646-8110 |
- Pour définir un nouveau lieu de suivi de vos patients par le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé (GMF ou hors GMF) ou par un logiciel d’inscription reconnu, vous devez :
- Ouvrir le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé;
- Sélectionner l’option Modifier une inscription à partir du menu Modification;
- Cliquer sur le bouton Modifier dans la section Identification du lieu de suivi habituel;
- Cliquer sur le bouton Nouveau dans la section Modifier.
Il est important de conserver l’information relative au lieu de suivi antérieur, sauf dans le cas d’une erreur d’inscription.
Le changement de lieu de suivi a pour conséquence de désactiver les associations « professionnel délégué Le professionnel délégué est un médecin résident en médecine de famille, une infirmière praticienne spécialisée ou une candidate infirmière praticienne spécialisée.-inscription » enregistrées dans le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé.
Vous avez 90 jours suivant la date d'entrée en vigueur du nouveau lieu de suivi du patient pour informer la RAMQ du changement. Si ce délai n’est pas respecté, la modification est refusée à la date de la demande. Cependant, si vous pratiquez en GMF et que vous quittez pour exercer hors GMF, vous devez en informer le comité paritaire. Vous avez alors 30 jours suivant votre départ pour informer la RAMQ de votre nouveau lieu de pratique. Lorsqu'un médecin modifie le lieu de suivi de sa clientèle pour un site d'un GMF ou pour un établissement hors GMF, le patient doit signer à nouveau le Formulaire de consentement au partage et à la communication des renseignements de l’usager (AH-888 DT 9000). Le médecin peut faire signer le formulaire de consentement en tout ou en partie, s'il y a lieu. Ce formulaire doit être conservé au dossier du patient. Pour plus de détails, consultez la page Je change de lieu de pratique.
Plusieurs rapports peuvent vous informer des erreurs possibles dans vos inscriptions afin que vous puissiez les corriger avant l’expiration du délai de facturation de 90 jours. Vous pouvez accéder à ces rapports par le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé – Rapports.
Rétablissement d’une inscription
Le rétablissement d’une inscription est justifié lorsque vous êtes demeuré le médecin de famille du patient, c’est-à-dire que vous avez assuré la prise en charge de ce dernier, même s’il a exceptionnellement consulté un ou d’autres médecins.
Pour rétablir l’inscription de son patient, le médecin de famille a 6 mois à compter de la date du rapport transmis par la RAMQ l’informant du changement de médecin de famille. Le formulaire Rétablissement d’une inscription auprès d’un médecin de famille (4055) doit être signé par le médecin de famille et son patient ou son représentant. Si le délai de rétablissement d’une inscription est échu, vous devez réinscrire le patient.
Lorsque vous voulez réinscrire un ancien patient dont
l’inscription avait volontairement été fermée à la suite d'une prise en charge réelle par un autre médecin, vous ne devez pas rétablir l’inscription. Vous devez remplir un nouveau formulaire
Inscription auprès d'un médecin de famille (4096) que vous et votre patient devez signer.