Transfert pour prise en charge en bloc et suivi de la clientèle
En vertu de la Lettre d’entente no 304, vous pouvez transférer vos patients, en partie ou en totalité, vers un autre médecin de famille lorsque vous :
- prenez votre retraite, que ce soit de manière définitive ou progressive;
- réorientez votre pratique et cessez de prendre en charge et de suivre vos patients;
- subissez une radiation permanente ou temporaire de plus de 24 mois;
- quittez la pratique;
- devenez non-participant au régime public ou vous désengagez;
- déménagez dans un nouveau lieu de pratique difficile d’accès pour vos patients actuels.
En cas de décès, le coordonnateur médical local peut autoriser un transfert de vos patients vers d’autres médecins ou vers un groupe de médecins.
Transfert en bloc de patients
Pour transférer vos patients à un autre médecin ou à plusieurs médecins, vous pouvez transmettre la liste de vos patients à transférer dans le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé. Avant de le faire, assurez-vous de respecter les conditions d’application.
Convenez de la liste et du nombre de vos patients à transférer, ainsi que de la date du transfert, avec le médecin qui accepte la prise en charge et le suivi de vos patients. Vous êtes responsable de nous transmettre la liste de vos patients à transférer en utilisant le service en ligne et le formulaire Entente de transfert pour la prise en charge en bloc de patients inscrits – Lettre d’entente no 304 (4381).
Vous pourriez également mettre fin à l’inscription des patients que vous ne transférerez pas. Si vous changez de lieu de pratique, vous pourriez conserver vos patients. Pour simplifier leur transfert dans votre nouveau lieu de pratique, demandez-nous de modifier leur inscription de façon massive.
Conditions pour transférer des patients
Pour que nous autorisions un transfert en bloc de patients à un autre médecin qui exerce dans le même lieu de suivi que vous ou non, certaines conditions doivent être remplies :
- le premier transfert entre deux médecins doit être d’au moins 50 patients;
- un médecin peut accepter un maximum de 1 000 patients transférés par année civile;
- les patients à transférer doivent demeurer inscrits auprès du médecin de famille qui transfère sa clientèle;
- le médecin qui accepte le transfert ne peut pas sélectionner les patients qu’il accepte de prendre en charge;
- le taux d’assiduité du médecin qui accepte le transfert doit respecter le seuil fixé pour l’année civile précédant celle du transfert. Cette information est disponible dans le service en ligne Bilans forfaitaires.
Si vous transférez des patients à plusieurs médecins, vous devez conclure une entente distincte avec chacun d’eux avant de leur transférer des patients. Les mêmes conditions s’appliquent à tous les transferts, qui ne sont pas limités en nombre.
Maximum de 1 000 patients
Au cours d’une année civile, vous ne pouvez pas accepter plus de 1 000 patients transférés en bloc, même si ces patients viennent de médecins différents.
Si vous acceptez un transfert qui vous fait atteindre le nombre maximal de patients transférés, adressez une demande au comité paritaire pour obtenir l’autorisation de recevoir un transfert supplémentaire de patients. À la date où vous soumettez votre demande, vous devez avoir rencontré au moins 50 % des patients transférés que vous avez acceptés au cours de l’année lors d’une visite, d’une intervention clinique ou d’une psychothérapie pour que nous autorisions votre demande.
Taux d’assiduité
Nous ne considérerons pas votre taux d’assiduité si :
- vous participiez à l’une des mesures de la lettre d’entente no 368 ou de la lettre d’entente no 393, selon l’année de référence;
- ne faisiez pas de prise en charge avant d’accepter le transfert (exemple : début de pratique);
- étiez en congé de maternité, parental, de paternité ou d’adoption ou en invalidité totale pour plus de 13 semaines consécutives pendant l’année précédant le transfert en bloc.
Si vous n’avez pas atteint le seuil requis en raison d’une situation particulière, vous pouvez demander au comité paritaire d’analyser votre situation pour qu’il détermine si votre demande de transfert peut être acceptée.
Marche à suivre pour transférer des patients
Pour transférer vos patients à un ou plusieurs médecins :
- transmettez-nous la liste de patients à transférer par le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé;
- indiquez une date de transfert qui est au plus tard 30 jours après la date du jour;
- remplissez et transmettez-nous le formulaire Entente de transfert pour la prise en charge en bloc de patients inscrits – Lettre d’entente no 304 (4381) au plus tard 15 jours avant la date de transfert.
Si vous n’utilisez pas le service en ligne, joignez la liste des patients à transférer à votre formulaire 4381 en indiquant le nom, le prénom et le numéro d’assurance maladie pour chaque patient à transférer. Cette liste ne doit contenir que les patients à transférer.
Pour en savoir plus, consultez le guide d’utilisation disponible dans le service en ligne.
Marche à suivre pour transférer tous vos patients
Vous pouvez transférer la totalité de votre clientèle à plusieurs médecins qui exercent dans le même lieu de suivi que vous. Dans ce cas, assurez-vous de transférer tous vos patients inscrits pour garantir la continuité de leur prise en charge et leur suivi. Nous considérons qu’un groupe de médecine de famille (GMF) composé de plusieurs sites constitue un seul lieu.
Vérifiez que le taux d’assiduité de chacun des médecins qui acceptent vos patients respecte le seuil minimum requis. Autrement, l’ensemble de votre transfert sera refusé.
Si vous transférez la totalité de vos patients à plusieurs médecins :
- le minimum de 50 patients transférés par médecin ne s’applique pas;
- la limite annuelle de 1 000 patients transférés par médecin demeure applicable.
Chaque médecin qui accepte le transfert doit remplir et signer une copie du formulaire Entente de transfert pour la prise en charge en bloc de patients inscrits – Lettre d’entente n⁰ 304 (4381).
Si vous acceptez un transfert :
- cochez la case Groupe dans le champ Informations sur le transfert à la section 3 du formulaire;
- inscrivez les informations sur les autres médecins du groupe qui acceptent les patients à la section 5;
- pour chacun des médecins, transmettez-nous les listes de patients en utilisant le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé. Faites-le au plus tard 15 jours avant la date du transfert afin qu’il soit effectué à temps;
- joignez votre formulaire rempli et signé à l’envoi de l’ensemble des formulaires des autres médecins qui participent au transfert au plus tard 15 jours avant la date demandée.
Guide d’utilisation
Pour plus d’information, consultez le guide d’utilisation accessible dans le service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé.
Si vous n’utilisez pas le service en ligne, joignez la liste des patients à transférer au formulaire 4381 en indiquant le nom, le prénom et le numéro d’assurance maladie de chaque patient à transférer. Cette liste ne doit contenir que les patients à transférer.
Une fois le transfert accepté, chaque médecin impliqué reçoit une lettre de confirmation dans sa messagerie sécurisée.
Si vous avez transféré vos patients, leur désinscription sera confirmée dans votre rapport hebdomadaire de désinscription.
En cas de décès
Si vous décédez, votre coordonnateur médical local est responsable de transférer votre clientèle à d’autres médecins pour leur prise en charge. Il doit aussi convenir avec eux de la date du transfert, qui doit être avant la date de votre décès, et nous transmettre le formulaire 4381. Dans cette situation, il doit, en plus de remplir le reste du formulaire :
- cocher la case Décès à la section Identification du médecin qui transfère ses patients;
- inscrire son nom, son numéro de pratique et son numéro d’établissement en tant que coordonnateur médical local
- apposer sa signature et inscrire la date à la ligne Signature du médecin ou du coordonnateur médical local indiqué à la section 2 de la section 7, Engagement des médecins visés par l’entente de transfert.
Conditions d’utilisation du service en ligne
Que vous transfériez des patients à un seul ou à plusieurs médecins, vous devez nous fournir une liste de patients à transférer et un formulaire pour chaque médecin qui accepte des patients.
Aucune modification à l’inscription des patients n’est nécessaire
Si vous transférez des patients, ils doivent demeurer inscrits à votre nom. Vous n’avez aucune action à poser. Nous nous chargeons d’inscrire les patients au nom du médecin qui accepte leur prise en charge.
Après un transfert
Selon votre situation, vous pourriez devoir effectuer certaines démarches à la suite d’un transfert de patients.
Après un premier transfert d’au moins 50 patients, vous pouvez effectuer des transferts additionnels vers le même médecin. Ces transferts peuvent concerner moins de 50 patients. Un médecin peut recevoir un maximum 1 000 patients dans une année civile, tous transferts compris.
Lors d’un transfert de patients, les associations avec vos professionnels délégués ne sont pas reconduites. Le médecin qui accepte le transfert doit les refaire, le cas échéant.
Le calcul du nombre d’inscriptions qui donne droit à la tarification bonifiée comptabilise le nombre de patients transférés en bloc. Lorsque nous traitons votre demande de transfert, le rapport Nombre de patients inscrits pour la tarification du service en ligne Inscription de la clientèle des professionnels de la santé s’ajuste en date du transfert pour tenir compte du nombre de patients transférés. Si vous avez plus de 500 patients inscrits dont vous assurez le suivi, vous pouvez donc facturer la tarification bonifiée dès la date du transfert.
Lors de sa première visite chez un médecin auprès duquel il a été transféré, le patient doit remplir le formulaire d’Inscription auprès d’un médecin de famille (4096). Si vous accueillez un patient qui vous a été transféré, remettez-lui une copie du formulaire signé et conservez l’original dans son dossier.
Pour plus de détails, consultez la section Particularités pour l’inscription de patients lors d’un transfert en bloc de la page Démarche pour l’inscription d’un patient.
Lors d’un transfert, les codes des catégories de problèmes de santé inscrits aux dossiers des patients sont reconduits.
Pour plus de détails sur la modification d’un code de catégorie de problèmes de santé, consultez la section Ajout d’un code de catégorie de problèmes de santé lorsque 3 codes sont déjà présents au dossier de la page Modification ou rétablissement de l’inscription de mes patients.
Quand le nouveau médecin de famille a reçu les patients transférés, nous communiquons à chacun d’eux :
- la date du transfert;
- le nom du médecin de famille qui le prend en charge;
- les coordonnées du lieu de suivi.
Versement des forfaits liés à l’EP 40 – Médecine de famille, prise en charge et suivi de la clientèle
Si vous acceptez un transfert de patients, les dispositions de l’EP 40 – Médecine de famille, prise en charge et suivi de la clientèle s’appliquent. Dans ce cas, vous pouvez bénéficier de certains forfaits.
Lors d’un transfert, nous versons le forfait d’inscription générale tant au médecin qui demande le transfert qu’à celui qui l’accepte.
- Nous déterminons le paiement en fonction du nombre de mois couverts par chaque inscription.
- Le calcul se fait sur la base de mois entiers.
- Nous attribuons le mois de la nouvelle inscription au médecin qui accepte le transfert.
La date de référence utilisée pour déterminer le caractère actif d’un patient pour le versement du forfait d’inscription générale correspond à la date de la dernière visite, de la dernière intervention clinique ou de la dernière psychothérapie du patient auprès du premier médecin.
À partir de la date du transfert, nous versons le forfait annuel de prise en charge de la clientèle vulnérable accordé pour un patient au médecin qui l’a pris en charge.
- Nous calculons ce forfait en fonction du nombre de mois couverts par chaque inscription.
- Le calcul se fait sur la base de mois entiers.
- Nous attribuons le mois du transfert au médecin qui a demandé le transfert.
La date de référence utilisée pour déterminer le caractère actif d’un patient pour le versement du forfait annuel de prise en charge pour le patient vulnérable correspond à la date de la dernière visite, de la dernière intervention clinique ou de la dernière psychothérapie du patient auprès du premier médecin.
Seuls les patients inscrits comme actifs et les patients vulnérables inscrits actifs qui ont fait l’objet d’une visite, d’une intervention clinique ou d’une psychothérapie par le médecin qui accepte le transfert sont comptabilisés pour le versement des suppléments prévus aux paragraphes 15.01 A et B et 15.02 de l’EP 40.
Dès la date du transfert, nous considérons que les patients transférés font partie de la clientèle inscrite du médecin pour le calcul du taux d’assiduité.